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• Schritte

Das Schreiben von Einladungen kann ein stressiger Teil der Planung und Organisation einer Veranstaltung sein. Wenn Sie jedoch etwas mehr Zeit auf der Gästeliste verbringen, das richtige Kommunikationsmedium auswählen, die Einladungen personalisieren und Antworten sammeln, können Sie Einladungen schnell und einfach senden und die wachsende Gästeliste überwachen.

Schritte

Teil 1 von 3: Erstellen der Gästeliste

1. 

   Machen Sie eine grundlegende Liste. Eine solche Liste sollte alle Personen enthalten, die die Veranstaltung nicht verpassen dürfen, z. B. die engste Familie und ihre besten Freunde. Wenn es sich um eine professionelle Veranstaltung handelt, nehmen Sie Geschäftspartner in die Liste auf. Abschlussfeiern oder andere akademische Feiern können auch bevorzugte Mentoren und Lehrer umfassen. Hochzeiten und andere Veranstaltungen mit mehreren Gastgebern müssen die für jeden Gastgeber wichtigen Personen berücksichtigen.

2. 

   
   
   Schließen Sie andere Freunde und Verwandte ein. Vergleichen Sie die Basisliste nach Abschluss mit der maximalen Anzahl von Personen, die Sie zur Party oder Veranstaltung einladen können. Ab diesem Zeitpunkt können Sie weitere Familienmitglieder und nicht so enge Freunde hinzufügen. Wenn Sie am Ende weniger Personen als maximal zulässig haben, gibt es kein Problem, aber versuchen Sie, diese Anzahl nicht zu überschreiten.

3. 

   
   
   Denken Sie an Aggregate. Wenn Sie Gästen erlauben möchten, eine andere Person zur Party mitzubringen, müssen Sie diese Nummer bei der Festlegung der endgültigen Liste berücksichtigen. Außerdem müssen Sie die Einladungsparameter angeben. Wenn Sie beispielsweise keine Kinder in die Veranstaltung einbeziehen möchten, schreiben Sie die Gäste höflich und erinnern Sie sie daran, dass sie keine anderen Personen unter einem bestimmten Alter mitbringen sollten.
   • Sie können so etwas wie „Mr. João Almeida und seine Familie sind herzlich zu unserem Hochzeitsempfang eingeladen. Wir bitten alle Gäste, über 18 Jahre alt zu sein. “

4. 

   
   
   Überprüfen Sie die Liste. Es ist wichtig, niemanden auszulassen. Bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, die Liste mit Ihnen zu überprüfen und Vorschläge zum Hinzufügen oder Löschen von Personen zu machen. Denken Sie immer an die maximale Anzahl von Gästen und vermeiden Sie es, zu viele Personen einzuladen. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass einige Gäste nicht teilnehmen können, laden Sie ein paar weitere Personen ein.
   • Wenn Sie Bedenken hinsichtlich Stornierungen haben, versuchen Sie, einen Teil der Einladungen frühzeitig zu senden. Senden Sie dann eine zweite Einladungsrunde, wenn viele Personen nicht teilnehmen können.

Teil 2 von 3: Erstellen der Einladungen

1. 

   Machen Sie Ihre eigenen Einladungen. Sie können Microsoft Word, Adobe-Programme oder andere Design-Software verwenden. Wenn Sie eine schöne Handschrift haben, können Sie auch alles von Hand schreiben. Verwenden Sie hochwertiges Papier mit der Textur von Pappe oder etwas Interessanterem.
   • Eine andere Möglichkeit besteht darin, mehrere Ebenen in den Einladungen zu erstellen. Beginnen Sie mit einem Ausdruck in Kartengröße und fügen Sie ein Stück farbigen Karton hinzu, der etwas größer als die Rückseite ist. Verwenden Sie Kleber oder doppelseitiges Klebeband.
   • Wenn Sie personalisieren und Zeit sparen möchten, verwenden Sie benutzerdefinierte Stempel. Sie können einen personalisierten Schrott oder ein Foto in einen Stempel verwandeln und jede Karte schnell an die Gäste replizieren.

2. 

   Kaufen Sie personalisierte Einladungen, um Zeit im Vergleich zu DIY zu sparen. Die Preise variieren stark je nach Stil, Papiersorte, Farb- oder Schwarzweißdruck und anderen Variablen. Machen Sie sich also ein Bild davon, wie die Einladung ein genaues Angebot erhalten soll.
   • Es gibt mehrere Schreibwaren- und Bürobedarfsgeschäfte, die personalisierte Einladungen drucken.
   • Sie können auch mehrere Websites finden, die diese Art von Einladungen durchführen.

3. 

   Machen Sie elektronische Einladungen. Wenn Ihre Gäste moderner sind oder Ihre Veranstaltung weniger formell ist, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Apps zu verwenden, um Personen einfacher und schneller per E-Mail oder über soziale Medien einzuladen. In den meisten Programmen können Sie Ihre eigenen Designs einfügen oder eine Standardvorlage verwenden, um die Einladung zu erleichtern. Neben der Beschleunigung des Entwurfserstellungsprozesses können Sie auch sofort über eine digitale Datei senden und die Antwort schneller erhalten. Dies ist eine großartige Idee für diejenigen, die eine kürzere Frist haben.

4. 

   Schreiben Sie etwas sehr Empfängliches. Geben Sie Anlass, Datum, Ort und Uhrzeit der Veranstaltung an. Es ist auch wichtig, die Gäste wissen zu lassen, ob sie andere Personen mitbringen können oder nicht. Fragen Sie auch nach einer Antwort mit einer angehängten Karte, E-Mail-Adresse, Anwendung oder einem Telefon, je nach Ihren Vorlieben. Halten Sie die Einladung kurz und freundlich, aber fügen Sie höfliche Anfragen wie "Bitte teilnehmen" oder "Wir bitten um Ihre Teilnahme" hinzu, damit sich die Gäste willkommen fühlen.
   • Schreiben Sie zum Beispiel etwas wie: „Bitte kommen Sie zu meiner Geburtstagsfeier. Die Veranstaltung findet am 16. Oktober bei mir zu Hause statt. Die Party findet von 15 bis 14.30 Uhr statt. Bitte antworten Sie mit der Karte, meiner E-Mail oder telefonisch. “
   • Sie müssen auch spezielle Anweisungen für Ihre Veranstaltung oder andere Anweisungen wie das Kostüm oder andere relevante Informationen enthalten.

5. 

   Verwenden Sie die richtige Nomenklatur für den Gast. Das Wichtigste ist die Absicht, und Ihre Absicht ist es, den Gästen Respekt zu erweisen. Bemühen Sie sich also, sich an diese Details zu erinnern und sie einzubeziehen. Wenn Sie eine einzelne, unverheiratete Frau einladen, verwenden Sie "Miss" oder "Ms.", oder wenn die Einladung für einen einzelnen Mann gilt, verwenden Sie "Mr.". Verwenden Sie für ein verheiratetes Paar "Mr." und "Frau". Es kann jedoch komplizierter werden, wenn Sie Freunde oder Verwandte mit speziellen Titeln wie "Dr." oder ein anderer wichtiger Titel.
   • Wenn Sie in einer Einladung die falsche Nomenklatur verwenden, entschuldigen Sie sich telefonisch, persönlich oder schriftlich. Dies ist ein guter Weg, um sich gegen Gaffe einzulösen.

6. 

   Geben Sie den Empfänger und die Absenderadresse an. Geben Sie in der oberen linken Ecke des Umschlags Ihren Namen, Ihre Straße, Ihre Stadt, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl an. Schreiben Sie in die Mitte die gleichen Informationen wie der Gast. Sie können Ihre Kontaktinformationen auch innerhalb der Einladung oder auf der Antwortkarte senden. Wenn der Gast den Umschlag verliert, hat er dennoch Zugriff auf Ihre Daten.

7. 

   Unterschreiben Sie höflich. Ihr letzter Satz und Ihre Unterschrift müssen entsprechend dem Publikum ausgewählt werden. Wenn Sie beispielsweise Ihren Chef einladen, ist ein höfliches „Nachdenkliches“ der beste Weg, sich zu verabschieden. Wenn es für deine Eltern ist, schreibe "mit Liebe". Dies ist eine gute Gelegenheit, Ihren Einladungen eine schnelle und einfache persönliche Note zu geben.
   • Verwenden Sie einen Insider-Witz, um die Einladung persönlicher zu gestalten. Zum Beispiel: „Danke, dass du mir immer ein Getränk gekauft hast, Roberto“. Dies ist eine sehr persönliche Nachricht, die Sie auf Ihrer Hochzeitseinladung an einen Mitbewohner schreiben können. Aber wisse, dass es nicht sehr angebracht ist, dies deinen Eltern zu schreiben.

8. 

   Dekorieren Sie die Einladungen. Sie finden eine Vielzahl einfacher Dekorationsgegenstände wie Bordüren und kompliziertere Gegenstände wie Weinreben, Rosen und Kürbisse. Wenn Sie einen Freund oder Verwandten haben, der Künstler ist, bitten Sie ihn, Ihre Einladung zu personalisieren. Dies ist auch eine weitere Gelegenheit, Ihren persönlichen Stil in die Herstellung einzubeziehen. Denken Sie jedoch daran, dass das Design dem Stil der Veranstaltung entsprechen muss. Zum Beispiel kann ein Totenkopf für eine Halloween-Partyeinladung schön sein, aber es wird auf Ihrer Hochzeitseinladung nicht gut aussehen.

Teil 3 von 3: Sammeln der Antwort

1. 

   Überwachen Sie die Antworten manuell. Wenn Sie Gäste angewiesen haben, mit einer Karte zu antworten, die Sie in der Einladung enthalten haben, oder telefonisch, ist es möglicherweise einfacher, eine manuelle Liste der Antworten zu erstellen. Es kann so einfach sein wie eine gedruckte Liste von Gästen mit Visumschildern, die auf Anwesenheit hinweisen, oder ein "X", das auf Abwesenheit hinweist. Eine weitere Option ist die Erstellung eines erweiterten Überwachungssystems mithilfe einer Excel-Tabelle mit der Gesamtzahl der Bestätigungen, zusätzlichen Gästen, der Anzahl der Erwachsenen oder Kinder, der Art des Gerichts und anderen vorgegebenen Faktoren.

2. 

   Verwenden Sie ein virtuelles System. Wenn Sie entschieden haben, dass digitale Einladungen die beste Option für Ihre Veranstaltung sind, haben Sie wahrscheinlich Zugriff auf ein Programm zur Überwachung von Antworten und Bestätigungen. Dies ist einer der Gründe, warum Menschen elektronische Einladungen wählen. Wenn Sie jedoch herkömmliche Papiereinladungen gesendet haben, können Sie die Gästeliste und Informationen weiterhin an digitale Überwachungssysteme übertragen, um den Prozess zu steuern. Es gibt verschiedene Ressourcen im Internet, die billig oder kostenlos sind.

3. 

   Bereiten Sie sich auf die entsprechende Anzahl von Gästen vor. Wenn Sie eine gute Vorstellung von der Anzahl der Gäste haben, die an der Veranstaltung teilnehmen können, sorgen Sie dafür, dass der Veranstaltungsort, das Buffet und andere Unterkünfte den Bedürfnissen der Anwesenden entsprechen. Überprüfen Sie die Anzahl der von Ihnen bestellten Mahlzeiten, die maximale Belegung des Ortes und andere Faktoren, um allen Anwesenden eine gute Erfahrung zu bieten.

4. 

   Senden Sie Dankeskarten. Es spielt keine Rolle, ob Sie Geschenke von Gästen erhalten haben oder nicht. Es ist wichtig zu zeigen, dass Sie dankbar sind, dass sie Ihre Veranstaltung in ihren Kalender aufgenommen haben. Verwenden Sie eine Liste mit Unterschriften oder bitten Sie jemanden, an der Tür zu bleiben, um zu überwachen, wer anwesend war. Dann senden Sie Dankeskarten.
   • Die Karte kann eine einfache Nachricht enthalten wie: "Danke, dass Sie zu meiner Geburtstagsfeier gekommen sind!"
   • Wenn Sie ein Geschenk erhalten haben, fügen Sie auf der Karte eine bestimmte Referenz hinzu, die etwa lautet: „Vielen Dank, dass Sie zu meiner Abschlussfeier gekommen sind. Ich freue mich darauf, die Stifte zu verwenden, die Sie mir in meiner zukünftigen Karriere gegeben haben! “
   • Wie Einladungen können diese Karten je nach Ihrer spezifischen Situation digital oder traditionell gedruckt werden.