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• Schritte
• Tipps
• Warnungen

Sie wurden gerade zum Sekretär des Ausschusses gewählt oder ernannt, dem Sie angehören. Herzliche Glückwünsche! Wissen Sie, wie man Protokolle aufzeichnet, vorbereitet und präsentiert? Es spielt keine Rolle, ob Sie der Gesetzgebungsbibel folgen Aktualisierte Robert Order Rules Wenn Sie Protokolle in weniger formalen Umgebungen schreiben, finden Sie hier die wichtigsten Methoden.

Schritte

Teil 1 von 4: Vorherige Vorbereitung

1. 

   Kennen Sie die Besprechungsregeln Ihrer Organisation. Wenn von der Sekretärin erwartet wird, dass sie ein formelles Protokoll erstellt, fragen Sie, ob die Gruppe Roberts Geschäftsordnung oder einen anderen offiziellen Leitfaden befolgt. Fragen Sie in informelleren Einstellungen, was in den Protokollen enthalten sein soll oder wie sie verwendet werden.
   • Sie müssen sich nicht mit den vollständigen aktualisierten Bestellregeln vertraut machen. Bei der Beantwortung bestimmter Fragen kann es jedoch hilfreich sein, eine Kopie zu erhalten oder eine auszuleihen.
   • Kennen Sie auch Ihre Rolle. Einige Protokollsekretäre nehmen nicht an der Sitzung teil, während andere Protokolle führen und zur Diskussion beitragen. Unabhängig davon sollte der Sekretär nicht jemand mit einer anderen wichtigen Rolle sein, wie z. B. der Moderator oder der Präsident.

2. 

   
   
   Bereiten Sie zuerst ein Modell vor. In den Protokollen jeder Besprechung werden einige Informationen wiederholt, sodass eine Vorlage ein einheitliches Format für eine einfache Referenz erstellt. Geben Sie mindestens Platz für die folgenden Informationen an:
   • Der Name der Organisation.
   • Die Art der Sitzung: Ist es eine regelmäßige, wöchentliche oder jährliche Sitzung, eine Sitzung des Nebenausschusses oder eine Sitzung für besondere Zwecke?
   • Datum, Uhrzeit und Ort. Lassen Sie Platz für die Start- und Endzeiten (geplant und verschoben).
   • Name des Vorsitzenden oder Leiters der Sitzung und des Sekretärs (oder der Stellvertreter).
   • Liste der "Geschenke" und "abwesend". Beachten Sie, ob ein Quorum vorhanden ist (genügend Personen, um abzustimmen).
   • Ein Platz für Ihre Unterschrift. Als für das Protokoll verantwortliche Person unterschreiben Sie immer Ihre Arbeit. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens kann nach Genehmigung des Protokolls eine zusätzliche Unterschrift erforderlich sein.
   • Eine Tagesordnung, falls vorhanden. Wenn der Vorsitzende oder Moderator der Besprechung Sie nicht gebeten hat, eine Tagesordnung zu erstellen, sollte er eine zur Verfügung haben, mit deren Hilfe Sie Ihre Notizen zur Besprechung organisieren können.

3. 

   
   
   Nehmen Sie ein Notizbuch oder Notizbuch mit. Wählen Sie etwas, mit dem Sie sich wohl fühlen. Wenn Sie häufig Minuten schreiben, legen Sie zu diesem Zweck ein Notizbuch beiseite oder erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer.
   • Wenn Sie bei einer früheren Besprechung Protokolle geführt haben und diese noch nicht zur Genehmigung eingereicht wurden, nehmen Sie sie ebenfalls mit.
   • Ein Rekorder kann Ihnen zwar helfen, die Minuten später zu transkribieren, ist jedoch kein Ersatz für das Notieren. Wenn Sie das Meeting aufzeichnen möchten, prüfen Sie, ob alle Anwesenden zustimmen, und geben Sie nicht der Versuchung nach, es Wort für Wort zu transkribieren.
   • Das Erlernen der Kurzschrift beschleunigt den Notizenprozess, es ist jedoch nicht erforderlich, jedes Wort aufschreiben zu können, um Minuten zu produzieren. In der Tat sollten Sie dies vermeiden.
   • Wenn Sie während des Meetings aufgefordert werden, Notizen öffentlich zu machen, verwenden Sie einen Projektor oder eine Präsentationsstaffelei und nehmen Sie die Notizen anschließend mit nach Hause, ohne sie zu verwischen, damit Sie sie zur Eingabe der Protokolle verwenden können.

Teil 2 von 4: Notizen zum Meeting machen

1. 

   
   
   Verteilen Sie eine Anwesenheitsliste. Wenn alle anwesend sind, verteilen Sie ein Blatt Papier (oder mehr für größere Besprechungen) mit Platz für jede Person, um ihren Namen und ihre Kontaktinformationen zu schreiben. Sie können diese Liste nach dem Meeting verwenden, um den Abschnitt mit den Geschenken Ihres Modells auszufüllen oder diese Liste selbst dem vollständigen Protokoll beizufügen.
   • Wenn Sie nicht viele der Anwesenden kennen, skizzieren Sie eine Tabelle mit Orten und füllen Sie sie aus, während Sie jeden bitten, sich vorzustellen. Halten Sie es griffbereit, wenn Sie eine Notiz machen, damit Sie Personen bei Bedarf beim Namen nennen können, wie weiter unten erläutert wird.

2. 

   Füllen Sie so viel von Ihrer Vorlage wie möglich aus. Während Sie auf den Beginn der Besprechung warten, notieren Sie sich den Namen der Organisation, das Datum und den Ort der Besprechung sowie den Typ (z. B. wöchentlich, Sitzung des Sonderausschusses usw.). Notieren Sie beim Start die Startzeit.
   • Wenn Sie keine Vorlage haben, notieren Sie diese Informationen oben in Ihren Notizen.
   • Wenn die Besprechung zu einem bestimmten Zweck oder zu einem bestimmten Zeitpunkt einberufen wurde, speichern Sie die Notiz, die zur Benachrichtigung der Mitglieder gesendet wurde, und fügen Sie sie dem Protokoll nach der Transkription bei.

3. 

   Notieren Sie das Ergebnis der ersten Bewegung. Die meisten formellen Sitzungen beginnen mit einem Antrag auf Annahme einer Tagesordnung. In diesem Schritt wird dieses Verfahren als Beispiel verwendet. Wenn die Besprechung mit einem anderen Antrag beginnt, notieren Sie sich alle dazugehörigen Informationen:
   • Der Antrag wird normalerweise beginnend mit "Ich schlage vor" geschrieben. Normalerweise "schlage ich die Annahme dieser Agenda vor".
   • Der Name des Antragstellers (die Person, die den Antrag vorgeschlagen hat).
   • Das Ergebnis der Abstimmung. Wenn es positiv ist, schreiben Sie "Bewegung akzeptiert". Andernfalls schreiben Sie "Antrag abgelehnt".
   • Sie können verlangen, dass längere Anträge schriftlich eingereicht werden, wenn Sie sie nicht ordnungsgemäß aufschreiben können. Wenn dieses Problem häufig auftritt, fragen Sie zwischen den Sitzungen, ob diese Richtlinie für Anträge mit mehr als einer bestimmten Anzahl von Wörtern offiziell gemacht werden kann.
   • Wenn Sie die Tagesordnung entworfen haben, können Sie der Befürworter dieses Antrags und der Sekretär des Protokolls sein. Es ist kein Problem, Ihre eigenen Aktionen zu registrieren, solange Sie objektiv bleiben.

4. 

   Schreiben Sie alle anderen Anträge auf, die während des Meetings eingehen. Hören Sie sich alle Diskussionen genau an, notieren Sie sie jedoch nicht, sofern nicht anders angegeben. Wenn ein neuer Antrag gestellt wird, notieren Sie die relevanten Informationen.
   • Denken Sie daran, dass jeder Antrag seine genauen Worte, den Namen des Antragstellers und das Ergebnis der Abstimmung enthalten muss.
   • Einige Anträge müssen unterstützt werden, bevor mit der Abstimmung fortgefahren werden kann. Wenn jemand sagt "Ich unterstütze den Antrag" oder ähnliches, notieren Sie den Namen dieser Person als Unterstützer.
   • Wenn Sie den Namen des Befürworters nicht kennen oder den Antrag wiederholen müssen, unterbrechen Sie das Treffen höflich, um zu fragen. Das korrekte Aufschreiben der Informationen ist wichtig genug, um eine kleine Unterbrechung zu rechtfertigen.
   • Wenn ein Antrag eine Änderung erhält, ändern Sie einfach die Wörter des Antrags in Ihren Notizen. Es ist nicht erforderlich zu bemerken, dass eine Änderung vorgenommen wurde, es sei denn, sie ist kontrovers und löst viele Diskussionen aus.

5. 

   Hören Sie sich die Berichte an und erhalten Sie Kopien davon. Notieren Sie sich beim Vorlesen eines Berichts, einer Nachricht oder dergleichen den Namen des Dokuments und wer es liest oder den Unterausschuss, der es verfasst hat. Wenn eine Bewegung dem Messwert folgt, zeichnen Sie sie wie jede andere auf.
   • Es ist praktischer, am Ende des Meetings eine Kopie zu erhalten. Machen Sie sich eine Notiz, um den Leser oder den Besprechungsleiter später um eine Kopie zu bitten, und fügen Sie diese Kopie dem transkribierten Protokoll bei.
   • Wenn keine Kopien verfügbar sind, notieren Sie, wo das Originaldokument aufbewahrt wird. Möglicherweise müssen Sie diese Informationen nach dem Meeting anfordern.
   • Wenn ein Mitglied einen mündlichen Bericht erstellt, anstatt ein Dokument zu lesen, schreiben Sie eine kurze und objektive Zusammenfassung des Berichts, ohne ins Detail zu gehen oder den Redner wörtlich zu zitieren.

6. 

   Notieren Sie die ergriffenen oder gekennzeichneten Aktionen. Dies umfasst das Überprüfen der bei der letzten Besprechung zugewiesenen Aufgaben und neuer Aktionen. Ist jemand geblieben, um einen Brief zu schreiben? Notieren Sie den Namen und die Anweisungen der Person.
   • Abhängig von der Formalität des Treffens können viele dieser Maßnahmen unter die Klassifizierung "Anträge" fallen. In weniger formellen Besprechungen kann es erforderlich sein, die Ohren offen zu halten, um auch weniger klar organisierte Entscheidungen zu treffen.
   • Erwähnen Sie kurz die Gründe für eine Entscheidung, falls eine gegeben ist.

7. 

   Notieren Sie alle Punkte zur Geschäftsordnung und Entscheidungen. Wenn gegen ein Verfahren Einspruch erhoben wird, notieren Sie den vollständigen Einspruch und seine Grundlage sowie die gesamte Entscheidung des Präsidenten.
   • Fügen Sie Verweise auf Roberts Geschäftsordnung, Organisationsrichtlinien oder Unternehmensprotokoll hinzu.

8. 

   Schreiben Sie Zusammenfassungen von Diskussionen nur auf Anfrage auf. Offiziell wird im Protokoll festgehalten, was war getan, nicht was war sagteErfüllen Sie jedoch alle spezifischen Anforderungen, die die Organisation an Sie stellt.
   • Seien Sie bei der Aufzeichnung von Diskussionen so objektiv wie möglich. Schließen Sie bestimmte Punkte und keine Meinungen ein und minimieren Sie die Verwendung von Adjektiven und Adverbien. Ihr Ziel ist es, trocken, sachlich und langweilig zu schreiben!
   • Geben Sie den Personen während der Diskussionszusammenfassung keine Namen. Es ist besonders wichtig, dies nicht in hitzigen Diskussionen zu tun, die Sie beleidigen könnten.

9. 

   Binden Sie die Enden am Ende des Meetings. Schreiben Sie die Zeit auf, an der sie endete, und denken Sie daran, Kopien von Berichten zu erhalten oder jemanden daran zu erinnern, sie Ihnen zu senden.
   • Sehen Sie sich Ihre Notizen an, um festzustellen, ob etwas fehlt oder geklärt werden muss. Wenn Sie jemanden etwas fragen müssen, tun Sie dies, bevor die Person geht.

Teil 3 von 4: Protokollieren

1. 

   Beginnen Sie diesen Vorgang so bald wie möglich. Es ist am besten, die offiziellen Protokolle unmittelbar nach dem Meeting zu transkribieren, wenn die Ereignisse in Ihrem Kopf noch frisch sind.

2. 

   Verwenden Sie einen Computer, um Notizen für die Besprechung einzugeben. Möglicherweise haben Sie dies bereits getan, wenn Sie ein Notebook verwendet haben. Speichern Sie Ihre Notizen und starten Sie ein neues Dokument für die Minuten, damit Sie die beiden Dinge nebeneinander vergleichen können.

3. 

   Formatieren Sie Ihre Notizen in organisierte Absätze. Jeder neue Antrag, jede neue Entscheidung oder jede neue Geschäftsordnung muss in einem eigenen Absatz stehen. Stellen Sie beim Formatieren Folgendes sicher:
   • Sie haben die richtige Schreibweise und Grammatik verwendet. Verwenden Sie bei Bedarf eine Rechtschreibprüfung.
   • Er verwendete im gesamten Text dieselbe Zeitform. Verwenden Sie die perfekte Vergangenheitsform oder Gegenwart, aber wechseln Sie sie nicht im selben Dokument ab.
   • Es war so objektiv wie möglich. Ihre Meinung sollte nicht im Protokoll erscheinen, da Sie einen objektiven Datensatz erstellen möchten, den jeder verwenden kann.
   • Er benutzte eine einfache und genaue Sprache. Jede vage Sprache muss durch präzise Wörter ersetzt und die verschönerten Beschreibungen entfernt werden.
   • Es umfasste nur die ergriffenen Maßnahmen, nicht die Diskussionen. Konzentrieren Sie sich auf das, was war, es sei denn, Sie werden gebeten, die Diskussionen aufzuschreiben getan, nicht was war sagte.
   • Er nummerierte die Seiten zum leichteren Nachschlagen.

4. 

   Verteilen Sie einen Protokollentwurf an die Mitglieder. Senden Sie jedem eine Kopie unter Verwendung der Kontaktinformationen auf dem Anwesenheitsblatt. Wenn Sie diese Informationen nicht haben, sollte der Besprechungsleiter in der Lage sein, Sie zu kontaktieren.

5. 

   Holen Sie die Genehmigung des Protokolls ein. Möglicherweise werden Sie gebeten, es beim nächsten Treffen vorzulesen und zur Genehmigung einzusenden. Wenn der Antrag angenommen wurde, schreiben Sie ihn auf.
   • Wenn die Protokolle vor der Annahme korrigiert werden, nehmen Sie Änderungen am Dokument vor und geben Sie am Ende an, dass die Protokolle korrigiert wurden, ohne die spezifischen Korrekturen zu beschreiben.
   • Wenn ein Antrag gestellt wird, um die Minuten nach ihrer Genehmigung zu korrigieren, geben Sie die genauen Wörter dieses Antrags in das entsprechende Protokoll ein und geben Sie an, ob er genehmigt wurde oder nicht.

Teil 4 von 4: Verwenden einer Vorlage für Sitzungsprotokolle

1. 

   Wechseln Sie zu einer Besprechungsvorlagen-Site. Diese vorgefertigten Vorlagen sparen Zeit für die Organisation von Minuten und helfen, Fehler zu vermeiden.

2. 

   Verbringen Sie Zeit damit, sich die einzelnen Standorte anzusehen. Verwenden Sie die Suchfunktionen und gehen Sie die Optionen durch, um die beste für Sie zu finden.
   • Wenn Sie ein bestimmtes Modell benötigen, z. B. allgemein oder Standard, durchsuchen Sie die Websites nach Ihren spezifischen Anforderungen und laden Sie die Modelle herunter, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken. Speichern Sie sie an einem leicht zu findenden Ort, damit Sie sie nicht verlieren.

3. 

   Öffne die Datei. Entpacken Sie es nach dem Herunterladen und öffnen Sie es in Microsoft Word oder Excel. Verwenden Sie die neueste Version von Microsoft Word, um die Qualität und Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Wenn Sie sie auf dem neuesten Stand halten, wird dies einfacher und Sie können die neuen Funktionen nutzen.

4. 

   Fügen Sie Ihr Firmenlogo und das Urheberrecht in die Kopfzeile ein. Löschen Sie das Beispiellogo, jedoch nicht ohne vorher die Nutzungsbedingungen gelesen zu haben, aus denen Sie das Modell erhalten haben. Es gibt doch keine Notwendigkeit für rechtliche Probleme, oder?

5. 

   Ändern Sie den Titel. Markieren Sie im Titelbereich die Wörter "Besprechung / Gruppe" und schreiben Sie den Titel Ihres Protokolls.

6. 

   Ändern Sie das Thema (optional). Um Ihr Minutenmodell schöner und professioneller zu machen, sollten Sie die Farben ändern oder ein fertiges Thema auswählen. Es ist ganz einfach: Suchen Sie die Registerkarte "Seitenlayout" und folgen Sie ihr bis zum Abschnitt "Farben und Themen". Dort können Sie das Erscheinungsbild Ihres Modells anpassen und es sogar an die Farben Ihres Firmenlogos anpassen.

7. 

   Benennen Sie die Abschnitte der Vorlage. Das Modell sollte mehrere Feldnamen enthalten. Möglicherweise benötigen Sie mehr oder weniger oder Sie mögen immer noch nicht, wie die Abschnitte benannt sind. Passen Sie sie an Ihre Besprechungsanforderungen an.

8. 

   Speichern Sie die Vorlage in Ihrem Notizbuch, damit Sie sie zu Besprechungen mitnehmen und Protokolle erstellen können. Wenn Sie Microsoft Office weiterhin verwenden, werden die Dinge schnell und einfach und Sie können das Meeting noch organisierter und genauer als zuvor verfolgen. Alternativ können Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um sie von Hand aufzuschreiben. Behalten Sie jedoch die Höhe der Felder bei, damit Sie so viele Informationen eingeben können, wie Sie benötigen.

9. 

   Überprüfen Sie Ihr Modell. Herzliche Glückwünsche! Ihre Besprechungsprotokollvorlage ist vollständig.Es wird erwartet, dass Ihre Produktivität und Genauigkeit während Besprechungen exponentiell ansteigt, da Sie nun ein Modell haben, das Sie anleitet und Ihre Gedanken organisiert. Überprüfen Sie wie bei jedem Projekt die Details, um festzustellen, ob etwas fehlt oder verwirrend ist. Sobald Sie sicher sind, dass alles in Ordnung ist, haben Sie Ihr Modell fertiggestellt und sind bereit für die nächsten Besprechungen.

Tipps

• Geben Sie die Minuten direkt nach dem Ende der Besprechungen ein, da es am besten ist, sie zu behalten, solange die Ereignisse noch aktuell sind. Es ist auch wichtig, dass die Teilnehmer so bald wie möglich nach Beendigung des Meetings eine Kopie der Maßnahmen erhalten, die sie ergreifen müssen.
• Setzen Sie sich so nah wie möglich an den Besprechungsleiter, damit Sie alles hören und um Klärung bitten können, ohne Ihre Stimme erheben zu müssen.
• Bewahren Sie die Protokolle an einem sicheren Ort auf.
• Bitten Sie die Leute, ihre Anträge aufzuschreiben, damit sie sie nicht sofort registrieren müssen.
• Haben Sie keine Angst, jederzeit zu unterbrechen und um Klärung zu bitten.
• Die Protokolle sind sehr wichtig: Sie werden aufbewahrt und können Jahre später verwendet werden. Wenn das Problem beispielsweise legal ist, kann der Ruf einer Person von Minuten abhängen.
• Lesen Sie einige Teile von Aktualisierte Robert Order Rules, insbesondere der Abschnitt, in dem es darum geht, Sekretärin zu sein.
• Schreiben Sie die Dinge auf, sobald sie geschehen. Wenn dasselbe Thema zweimal auftaucht, gruppieren Sie es nicht.

Warnungen

• Tragen Sie nicht zu viele Details in das Protokoll ein. Auch wenn Sie aufgefordert werden, Diskussionen aufzuzeichnen, halten Sie sie so kurz und objektiv wie möglich. Beschränken Sie sich darauf, nur die wichtigsten Punkte zu melden, die auftreten, oder Sie werden überfordert sein und die Dokumente mit unnötigen Details füllen.
• Die persönlichen Interpretationen und Gefühle der für das Protokoll verantwortlichen Person sollten nicht in die Aufzeichnungen aufgenommen werden.
• Wenn ein Teil des Meetings vertraulich ist, Nein etwas melden. Schreiben Sie stattdessen, dass "das Board berichtet hat, dass die Diskussion vertraulich war. Sie wurde daher nicht aufgezeichnet."
• Wenn Sie aufgefordert werden, eine vertrauliche Diskussion aufzuzeichnen, z. B. ein Treffen zwischen einem Anwalt und Ihrem Mandanten, tun Sie dies in einer Minute getrennt und halten Sie es vom Protokoll der Hauptversammlung fern. Markieren Sie es als vertraulich und machen Sie deutlich, wer Zugriff darauf hat.