Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Beginnen Sie den Brief
• Teil 2 Schreiben Sie den Hauptteil des Briefes
• Teil 3 Beende den Brief
• Teil 4 Den Brief vervollständigen

In diesem Artikel: Starten Sie den BuchstabenReduzieren Sie den Text des BuchstabensFüllen Sie den BuchstabenFinden Sie den Buchstaben14 Referenzen

Müssen Sie einen Geschäftsbrief schreiben? Im Allgemeinen folgen diese Arten von Buchstaben einer bekannten und einfach anzuwendenden Struktur, die sich an eine Vielzahl von Inhalten anpasst. Ein Geschäftsbrief muss immer datiert sein. Außerdem sollte es einige Absätze und Informationen über den Absender und den Empfänger enthalten. Schreiben Sie Ihre eigenen und nehmen Sie gegebenenfalls die erforderlichen Änderungen vor, um den von Ihrem Unternehmen festgelegten Standards zu entsprechen.

Stufen

Teil 1 Beginnen Sie den Brief

1. 
   

   
   Machen Sie sich mit dem Layout vertraut. Unabhängig vom Inhalt Ihres Schreibens müssen Sie bestimmte Präsentationsregeln anwenden. Kommerzielle Briefe müssen eingegeben werden. Verwenden Sie eine gebräuchliche Schriftart wie "Arial" oder "Times New Roman". Wenn möglich, wählen Sie gepolsterte Absätze. Dies entspricht dem Beginn jedes neuen Absatzes durch zweimaliges Drücken der Taste. Eintrag und gönnen Sie sich nicht.
   • Lassen Sie an allen vier Seiten einen Rand von 2,5 cm frei.
   • Ein digitaler Geschäftsbrief muss mit einer gemeinsamen Schriftart verfasst werden. Vermeiden Sie in einer professionellen E-Mail die Verwendung von Kursiv oder E in anderen Farben als Schwarzweiß.

2. 
   

   
   
   
   Wählen Sie ein geeignetes Papier. Das e muss auf ein Blatt im Format A4 gedruckt werden. Wenn Sie in den USA leben, verwenden Sie Papier im Letter-Format (216 mm × 279 mm) oder 8,5 "× 11". Einige große Aufträge werden möglicherweise auf Blattformaten (216 mm × 356 mm) gedruckt.
   • Wenn Sie einen Brief drucken, um ihn zu senden, sollten Sie Papier verwenden, das den Kopf des Unternehmens trägt. Dies verleiht Ihrem Brief eine offizielle Note, da der Leser das Logo und die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens sieht.

3. 
   

   
   Geben Sie die Informationen zum Unternehmen ein. Geben Sie den Namen und die Adresse des Unternehmens ein und schreiben Sie jedes Element der Adresse in eine separate Zeile. Wenn Sie in Ihrem eigenen Namen arbeiten, fügen Sie Ihren Namen entweder anstelle des Firmennamens oder höher hinzu.
   • Wenn Ihr Unternehmen über einen gebrauchsfertigen Header verfügt, können Sie diesen verwenden, anstatt die Daten selbst einzugeben.
   • Wenn Sie die Adresse selbst eingeben, begründen Sie sie entweder links oder rechts oben auf der Seite, je nach Ihren Vorlieben oder den Anweisungen des Unternehmens.
   • Wenn Sie den Brief ins Ausland versenden, schreiben Sie den Ländernamen in Großbuchstaben.

4. 
   

   
   
   
   Geben Sie das Datum an. Für mehr Genauigkeit schreiben Sie das vollständige Datum. Zum Beispiel: "1. April 2012". In einem Brief in französischer Sprache sollten der Ort und das Datum oben rechts auf der Seite erscheinen.
   • Wenn das Schreiben Ihres Briefes mehrere Tage gedauert hat, geben Sie das Datum an, an dem Sie den Brief fertiggestellt haben.

5. 
   

   
   Fügen Sie die Empfängerinformationen hinzu. Geben Sie den vollständigen Namen des Empfängers, gegebenenfalls den Titel, den Namen und die Adresse des Unternehmens ein. Diese Informationen müssen in dieser Reihenfolge mit jedem Element in einer separaten Zeile angezeigt werden. Geben Sie gegebenenfalls eine Referenznummer an. In einem Brief an die Franzosen müssen die Informationen über den Empfänger rechts einige Zeilen unter dem Datum stehen.
   • Um eine Antwort direkt zu erhalten, ist es wünschenswert, den Brief an eine bestimmte Person zu richten. Machen Sie ein wenig Nachforschungen, wenn Sie den Namen des Empfängers ignorieren. Wenden Sie sich an das Unternehmen, um den Namen und den Titel der betreffenden Person zu erfahren.

6. 
   

   
   Wählen Sie ein Anrufformular. Diese Formel dient dazu, Ihren Respekt gegenüber dem Empfänger auszudrücken. Sie wählen Ihre Formel je nachdem, ob Sie Ihren Nachbarn kennen oder nicht. Sie werden auch den Grad der Vertrautheit oder des Formalismus Ihrer Beziehung berücksichtigen. Untersuchen Sie die Optionen in der folgenden Liste.
   • Verwenden Sie den Ausdruck "An wen von Recht:" nur wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie Ihren Brief richten sollen.
   • Wenn Ihre Beziehung zum Empfänger oberflächlich ist, ist es am besten, "Sir" oder "Madam" zu verwenden, um eine ungerade Beziehung zu vermeiden.
   • Sie können auch den Titel des Empfängers angeben, zum Beispiel: "Mr. Director,".
   • Wenn Sie den Empfänger sehr gut kennen und Ihre Berichte vertraut sind, können Sie eine persönlichere Formel verwenden, z. B. "Meine liebe Suzanne".
   • Wenn Sie Zweifel über das Geschlecht des Empfängers haben, verwenden Sie die Formel: "Sehr geehrte Damen und Herren".
   • Vergessen Sie nicht, nach dem Aufruf oder der Doppelpunktformel (:) ein Komma nach dem Ausdruck "An wen es sich richtet" einzufügen.

Teil 2 Schreiben Sie den Hauptteil des Briefes

1. 
   

   
   Nehmen Sie einen geeigneten Ton an. Zeit ist bekanntlich Geld, und die meisten Geschäftsleute hassen es, ihre Zeit zu verschwenden. Daher sollte Ihr Brief in einem kurzen und präzisen Ton verfasst sein. Erleichtern Sie das Lesen, indem Sie direkt zum Punkt gehen und mit einem kurzen Absatz beginnen.Sie können zum Beispiel immer mit einem Satz wie dem folgenden beginnen: "Ich schreibe über ...".
   • Vermeiden Sie blumige Übergänge, pompöse Wörter oder lange, kurvenreiche Sätze. Suchen Sie stattdessen so schnell und klar wie möglich nach den grundlegendsten.
   • Einen überzeugenden Stil annehmen. Höchstwahrscheinlich ist es Ihr Ziel, Ihren Leser zu überzeugen, etwas zu tun, Ihre Meinung zu ändern, ein Problem zu beheben, eine Rechnung zu bezahlen oder Maßnahmen zu ergreifen. Stellen Sie also Ihren Standpunkt mit Überzeugung dar.

2. 
   

   
   Verwenden Sie Personalpronomen Es ist vollkommen richtig, in einem kommerziellen Brief Personalpronomen zu verwenden ich, uns und Sie. Wenn es um dich geht, benutze das Personalpronomen ich. Sie werden das Personalpronomen verwenden, Sie über den Empfänger sprechen.
   • Seien Sie vorsichtig, wenn Sie einen Brief für eine Organisation schreiben. Wenn Sie den Standpunkt des Unternehmens vertreten, müssen Sie das Personalpronomen verwenden uns. Somit wird der Leser wissen, dass es um den Standpunkt des Unternehmens geht. Wenn Sie Ihre eigene Meinung äußern, verwenden Sie ich .

3. 
   

   
   Seien Sie klar und prägnant. Informieren Sie Ihren Leser genau über das Thema Ihrer Rede, denn er wird Ihnen nur dann schnell antworten, wenn Ihr Brief klar wie Steinwasser ist. Insbesondere müssen Sie eindeutig angeben, ob der Empfänger Ihnen etwas geben oder in eine bestimmte Richtung handeln soll. Erkläre deine Position so kurz wie möglich.

4. 
   

   
   Verwenden Sie die aktive Stimme. Verwenden Sie bei der Beschreibung einer Situation oder bei einer Anfrage unbedingt die aktive und nicht die passive Sprache. Ihr Risiko, mehrdeutig oder unpersönlich zu sein, wenn Sie mit passiver Stimme sprechen. Darüber hinaus ist die aktive Stimme einfacher und geht direkt auf den Punkt. Hier sind zwei Beispiele.
   • Passive Art und Weise: "Ihre Sonnenbrille wurde nicht mit dem Gedanken an Stärke entworfen oder hergestellt. "
   • Active Way: "Ihr Unternehmen entwirft und fertigt Sonnenbrillen, ohne auf deren Stärke zu achten. "

5. 
   

   
   Seien Sie entspannt, wenn nötig. Briefe werden von Menschen an andere Menschen geschrieben. Vermeiden Sie Standardbriefe so weit wie möglich, da Sie keine Beziehung zu jemandem aufbauen können, indem Sie ihm einen stereotypen Brief senden. Vermeiden Sie jedoch umgangssprachliche oder umgangssprachliche Ausdrücke wie "muss gesagt werden" für "muss zugelassen werden" oder "Geld" für "Geld". Behalten Sie einen professionellen Stil, aber freundlich und freundlich.
   • Wenn Sie den Empfänger sehr gut kennen, können Sie eine Art Formel einfügen, um Ihre Grüße auszudrücken.
   • Verwenden Sie den gesunden Menschenverstand, um die Aspekte Ihrer Persönlichkeit zu bestimmen, die Sie offenbaren werden. Manchmal erleichtert ein bisschen Humor eine Geschäftsbeziehung wirklich, aber seien Sie vorsichtig, bevor Sie eine Anekdote erzählen.

6. 
   

   
   Sei höflich. Das müssen Sie auch sein, wenn Sie eine Beschwerde oder einen Beschwerdebrief schreiben. Untersuchen Sie die Position des Empfängers und bieten Sie ihm in einem entgegenkommenden und umgänglichem Ton an, innerhalb angemessener Grenzen das zu tun, was Sie können.
   • Zum Beispiel könnte eine unhöfliche Beschwerde folgendermaßen lauten: "Ich denke, Ihre Sonnenbrille ist so schlecht, dass ich mich entschlossen habe, keine weitere mehr zu kaufen. Auf der anderen Seite würde eine höfliche Behauptung so aussehen: "Ich bin enttäuscht von Ihrer Sonnenbrille und habe mich entschieden, mich in Zukunft bei anderen Anbietern einzudecken. "

7. 
   

   
   Verwenden Sie a zweite Seite im Header für Ihre zusätzlichen Seiten. Die meisten Geschäftsbriefe müssen so präzise sein, dass sie auf eine Seite passen. Wenn Ihr Brief jedoch länger ist, z. B. ein Vertrag oder rechtliche Konsequenzen, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Seiten. Verwenden Sie a zweite Seite Kopfzeile aus demselben Papier wie die erste Seite, jedoch normalerweise mit einer Kurzadresse.
   • Schreiben Sie die Seitenzahl auf die zweite und die folgenden Seiten oben auf der Seite. Sie können auch den Namen des Empfängers und das Datum angeben.

8. 
   

   
   Alles binden. Fassen Sie im letzten Absatz die Punkte zusammen, die Sie im Hauptteil des Schreibens angesprochen haben, und geben Sie klar Ihren Aktionsplan an oder was Sie vom Empfänger erwarten. Schlagen Sie vor, dass er Sie kontaktiert, wenn er Fragen oder Bedenken zum Ausdruck bringt. Vielen Dank an den Empfänger für die Aufmerksamkeit, die er dem betreffenden Brief oder der betreffenden Frage geschenkt hat.

Teil 3 Beende den Brief

1. 
   

   
   Wählen Sie ein Formular aus. Im Fazit wie in den Berufungsformularen gilt es, Respekt und Formalismus zu zeigen. Sie können wählen, ohne die Gefahr zu laufen, sich selbst zu täuschen, eine Formel wie: "Bitte glauben Sie (Sir) an die Gewissheit meiner ausgezeichneten Rücksichtnahme" oder "Ich bitte Sie, (Sir) den Ausdruck meiner ergebenen Gefühle auszudrücken. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, sollten Sie auch Ausdrücke wie "herzlich", "respektvoll" oder "aufrichtig" verwenden, die weniger formal, aber akzeptabel sind.

2. 
   

   
   Unterschreibe den Brief. Springe ungefähr vier Zeilen, bevor du deine Unterschrift unterschreibst. Drucken Sie Ihren Brief aus, bevor Sie ihn unterschreiben. Es ist besser, blaue oder schwarze Tinte zu verwenden. Wenn Sie Ihren Brief per E-Mail senden, scannen Sie Ihre Unterschrift und setzen Sie das Bild in den entsprechenden Teil des Briefes.
   • Wenn Sie den Brief im Namen einer anderen Person unterschreiben, schreiben Sie "p. Seite : »Vor Ihrer Unterschrift. Dies ist die Abkürzung des Ausdrucks "durch Proxy", was "anstelle von" oder "im Namen von" bedeutet.

3. 
   

   
   Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen ein Geben Sie unter Ihrer Unterschrift Ihren Namen, Titel, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder andere zutreffende Kontaktinformationen ein. Schreiben Sie jedes Element in eine unabhängige Zeile.

4. 
   

   
   Fügen Sie die Initialen des Schreibers hinzu. Wenn der Brief von einer anderen Person als dem Autor geschrieben wurde, können Sie die Initialen dieser Person unter dem Unterschriftenfeld hinzufügen. Manchmal fragen einige Unternehmen nach den Initialen des Autors des Briefes, um leichter die Personen zu finden, die an der Entwicklung des Briefes beteiligt waren.
   • Wenn Sie nur die Initialen des Schreibers finden, schreiben Sie sie in Kleinbuchstaben, zum Beispiel: mj.
   • Wenn Sie den Autor einschließen, verwenden Sie Großbuchstaben, während Sie die Initialen des Schreibers in Kleinbuchstaben halten, zum Beispiel: RW: mj. Es ist möglich, die beiden Initialen durch einen Schrägstrich zu trennen, zum Beispiel: MW / mj.

5. 
   

   
   Geben Sie die Anhänge an. Wenn Sie Teile an Ihren Brief angehängt haben, schreiben Sie die Art dieser Teile ein paar Zeilen unter Ihre Koordinaten und geben Sie die Anzahl und den Typ der Teile an. Schreiben Sie zum Beispiel: "Anhänge (2): ein Formular, eine Broschüre".
   • Sie können den Ausdruck "Attachments" auch abkürzen, indem Sie "P. j" schreiben.

6. 
   

   
   Geben Sie die Namen der Empfänger ein. Wenn Sie eine Kopie des Briefes an eine andere Person senden, müssen Sie diese im Brief erwähnen, indem Sie die Abkürzung "cc" unter der Zeile "Attachments" (Anhänge), gefolgt von dem Namen und dem Titel der Person, eingeben. Diese Abkürzung bedeutet "Belegexemplar". Es ist auch die Abkürzung des Ausdrucks "echte Kopie", als die Buchstaben mit Kohlepapier getippt wurden.
   • Schreiben Sie zum Beispiel: "cc: Marie Martin, Director of Marketing".
   • Wenn Sie mehr als einen Namen hinzufügen, richten Sie den zweiten Namen unter dem ersten, jedoch ohne "cc:" aus.

Teil 4 Den Brief vervollständigen

1. 
   

   
   Korrigieren Sie den Buchstaben. Das Layout ist ein Schlüsselelement, um Ihre Professionalität widerzuspiegeln. Sie müssen jedoch Ihre Fehler korrigieren, um dem Empfänger zu beweisen, dass Sie in der Lage und verantwortlich sind. Führen Sie die Rechtschreibprüfung Ihrer E-Processing-Software durch, lesen Sie aber auch Ihren Brief sorgfältig durch, bevor Sie ihn senden.
   • Stellen Sie sicher, dass der Brief klar und präzise ist. Gibt es Absätze, die mehr als drei oder vier Sätze enthalten? Versuchen Sie in diesem Fall, unnötige Sätze zu entfernen.
   • Wenn der Brief extrem wichtig ist, bitten Sie einen Ihrer Freunde oder Kollegen, ihn für Sie zu lesen. Manchmal kann ein neuer Look Fehler oder Fehler erkennen, die Sie möglicherweise nicht bemerken.

2. 
   

   
   Kratzen Sie nicht Ihren Brief. Wenn Sie mehrere Seiten haben, heften Sie diese nicht. Wenn Sie Ihre Seiten in Ordnung halten möchten, können Sie sie mit einer Büroklammer oben links anbringen.

3. 
   

   
   Poste den Brief. Wenn Sie den Brief per Post versenden, verwenden Sie einen handelsüblichen Umschlag. Nehmen Sie nach Möglichkeit einen Umschlag mit dem Firmenlogo. Notieren Sie die Adresse des Absenders und des Empfängers. Falten Sie den Brief in zwei Hälften, so dass der Adressat zuerst die obere und dann die untere Klappe aufklappt. Stellen Sie sicher, dass Sie genug von Ihrem Brief haben, bevor Sie ihn senden.
   • Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Schreiben unordentlich ist und nicht Ihre Fachkompetenz widerspiegelt, geben Sie die Adressen mit Ihrer E-Mail-Verarbeitungssoftware ein und drucken Sie sie mit Ihrem Drucker auf den Umschlag.
   • Wenn der Brief sehr wichtig oder dringend ist, sollten Sie in Betracht ziehen, ihn von einem Dienst zustellen zu lassen.
   • Wenn Sie es per E-Mail senden möchten, konvertieren Sie es in das HTML- oder PDF-Format, um die Formatierung beizubehalten. Es ist jedoch am besten, den Brief auf Papier zu senden.