Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Richten Sie ein Speichersystem ein, um das Zählen zu erleichtern
• Teil 2 Inventur und Buchbestand abgleichen
• Teil 3 Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme durch
• Teil 4 Bestandsmanagement optimieren

In diesem Artikel: Richten Sie ein Speichersystem ein, um das Zählen zu vereinfachen

Ein effizientes Inventarsystem ist eine unverzichtbare Komponente für jeden Einzelhandels- oder Fertigungsbetrieb. Das Hauptziel besteht darin, eine genaue physische Zählung der in einem Lager oder Geschäft gelagerten Produkte, Vorräte und Gegenstände vorzunehmen. Anschließend können die gelagerten Waren kontrolliert und gewartet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte nicht durch Beschädigung oder Diebstahl verloren gehen.

Stufen

Teil 1 Richten Sie ein Speichersystem ein, um das Zählen zu erleichtern

1. 
   

   
   Organisieren Sie die Produkte, die Sie inventarisieren. Denken Sie dazu daran, dass Sie sie zählen müssen. Die Wirksamkeit eines solchen Systems hängt in hohem Maße von der Genauigkeit ab, mit der Sie die Produkte zählen. Eine unzureichende Zählung von Waren oder Produkten führt unter anderem häufig zu Inkonsistenzen bei der Rechnungslegung, der Verfolgung von Verkäufen, Überbestellungen und Überproduktion. Wenn es ineffizient ist, wirkt sich das System erheblich auf die Kosten der Bestandsverfolgung aus, da es die für den Abschluss des Prozesses erforderliche Zeit verlängert.
   • Legen Sie besonderen Wert auf einfachen Zugriff, Trennung und Zählung Ihres Inventars. Versuchen Sie, Transparenz, einfache Beschriftung und einfache Organisation zu erreichen, damit Zählmanager schnell auf jedes Produkt zugreifen können.

2. 
   

   
   
   
   Berücksichtigen Sie die Speicheranforderungen. Berechnen Sie die physischen Abmessungen, die Sie zur Aufbewahrung Ihrer Artikel benötigen. Sie können ein ganzes Geschäft oder einen kleinen Schrank nutzen, abhängig von der Größe der Materialien oder Waren sowie dem Umsatzvolumen. Sie sollten auch alle besonderen Lagerbedingungen berücksichtigen, z. B. Feuchtigkeits- oder Temperaturkontrolle.
   • Es kann auch regionale oder staatliche Gesetze geben, die die Lageranforderungen für bestimmte Arten von Inventar regeln, insbesondere in Bezug auf kontrollierte oder gefährliche Produkte.

3. 
   

   
   Gestalten Sie Regale, um jedes Produkt klar zu unterscheiden. Ordnen Sie die zu speichernden Artikel so an, dass Bestandsverwalter leicht nacheinander darauf zugreifen und sie zählen können. Kennzeichnen Sie alle Waren so, dass sie leicht erkennbar sind und an der richtigen Stelle aufbewahrt werden.
   • Wählen und organisieren Sie Regale und Lagerbehälter entsprechend der Art der Produkte, die Sie inventarisieren möchten.Berücksichtigen Sie bei der Auswahl die Größe, Höhe und Besonderheiten von Regalen oder Schließfächern.
   • Betrachten Sie beispielsweise das Gesamtgewicht eines vollen Regals und entscheiden Sie sich für ein Speichersystem, das die Gewichtsanforderungen erfüllt oder übertrifft.
   • Denken Sie daran, dass die Produkte, die Sie in den Regalen aufbewahren, auch in Ihr Inventarsystem aufgenommen werden sollten.
   • Sie können auch Lagerorte verwenden (Schlitzung), um die Verwendung Ihres Inventars zu erleichtern. Dieser Begriff bezieht sich auf das Verfahren zum Optimieren von Lagerorten in einem Lager. Beispielsweise können Produkte, die normalerweise zusammen versendet werden, im Geschäft nahe beieinander platziert werden.
   • Darüber hinaus müssen Sie das Inventar so konfigurieren, dass das Inventar mit dem höchsten Umsatz am leichtesten zugänglich ist. Lagerorte sollten von Anfang an geplant und von Zeit zu Zeit überarbeitet werden, um neuen Produkten und Änderungen in Betrieb oder Nachfrage Rechnung zu tragen. Idealerweise sollten Sie es jede Woche oder sogar jeden Tag tun.
   • Sie sollten auch in Betracht ziehen, Produkte, die nicht sehr oft verkauft werden oder veraltet sind, so schnell wie möglich zu entfernen. Die Chancen, dass sie verkauft werden, sind gering und in vielen Fällen wird die Lagerung viel teurer.

4. 
   

   
   
   
   Denken Sie an die Verwendung eines Barcodesystems. Wenn Sie mehrere Produkte in Ihrem Bestand haben, müssen Sie einen geeigneten Weg finden, um jedes anhand seines Namens zu verfolgen. Die einfachste Methode ist die Verwendung eines Barcodesystems. Kaufen Sie einen Scanner, um Produktcodes zu lesen, die in das Inventar eingegeben und daraus entnommen werden, und um die entsprechenden Zählungen durchzuführen. Wenn Sie jedoch nur wenige Waren oder Produktkategorien haben, ist es am besten, ein einfaches visuelles System zu verwenden. Wenn es zu lange dauert oder ungenau wird, können Sie zu einem Barcodesystem wechseln.
   • Stellen Sie sicher, dass der verwendete Scanner speziell für Ihre Umgebung entwickelt wurde. Beispielsweise müssen Scanner für den Einsatz in einem Krankenhaus sterilisiert werden.
   • Möglicherweise benötigen Sie auch einen Barcodedrucker, um die Regale und Lagerbereiche der mit Etiketten gekennzeichneten Produkte zu kennzeichnen.
   • Wenn Ihr Verkaufsvolumen niedrig ist, können Sie einfach eine Anwendung herunterladen, mit der Ihre Mitarbeiter ihr Mobiltelefon als Scanner verwenden können.

5. 
   

   
   Erstellen und formatieren Sie eine Tabelle, um jeden Artikel aufzuzeichnen. Öffnen Sie zunächst eine Tabelle in Ihrer Tabelle (Excel, Google Sheets oder Pages). Erstellen Sie Ihre Kategorien mithilfe der Spalten in der Tabelle und listen Sie die Produkte in den Zeilen auf. Ein effizientes Inventarsystem sollte die folgenden Überschriften in den Spalten enthalten.
   • Notieren Sie im Abschnitt "Count Date" das aktuelle Datum.
   • Der Artikel "Vorherige Menge" wird verwendet, um die Menge der Produkte bei der letzten Zählung aufzuzeichnen.
   • In der Spalte "Lagerbestand" wird die Gesamtmenge jedes Produkts erfasst.
   • Fügen Sie eine Maßeinheit hinzu.
   • Im Abschnitt "Produktbeschreibung" wird eine Beschreibung der einzelnen Waren eingegeben.
   • Geben Sie in der Spalte "Ziel" an, wie viele Artikel benötigt werden, um die erwarteten Anforderungen zu erfüllen.
   • In der Spalte "Verkaufte Menge" wird die Menge der in der Vorperiode verkauften Artikel angegeben.
   • Die Überschrift "Prozentsatz der Umsatzkosten" wird verwendet, um die Kosten jeder Ware als Prozentsatz der Gesamtumsatzkosten darzustellen.
   • Im Abschnitt "Zu produzierende oder zu bestellende Menge" erhalten Sie automatisch die Menge der Waren, die Sie kaufen oder produzieren müssen, um die Anforderungen für den nächsten Verkaufszeitraum zu erfüllen.
   • Sie können auch Buchhaltungssoftware wie Peachtree oder Quickbooks verwenden, um Ihr Inventar auf allen Ebenen zu verwalten.

Teil 2 Inventur und Buchbestand abgleichen

1. 
   

   
   Tragen Sie die Daten in die entsprechenden Spalten ein. Subtrahieren Sie die verkaufte Menge von der bestellten Menge, um das zu erreichende Ziel zu ermitteln. Subtrahieren Sie dann die auf Lager befindliche Menge von der Menge des Ziels, um die korrekte Menge zu ermitteln und Ihren Lagerbestand für den nächsten Zeitraum anzupassen. Denken Sie daran, Daten für alle Lagerprodukte, einschließlich Rohmaterialien und Komponenten, einzugeben.

2. 
   

   
   Passen Sie die Daten an, um das Schrumpfen zu berücksichtigen. Der Abschlag repräsentiert alle Produktverluste im normalen Geschäftsbetrieb. Sie verlieren möglicherweise Inventar aufgrund von Überalterung, Diebstahl, Beschädigung oder Verschlechterung. Die Verluste stellen die Differenz zwischen der Menge der Artikel im physischen Bestand und der Menge der in den Büchern erfassten Produkte dar. Wenn Sie vor der Inventarisierung Verluste feststellen, sollten Sie diese sofort in Ihrer Tabelle speichern.

3. 
   

   
   Trennen Sie das Inventar von administrativen Aufgaben. Die Bestandsverwaltung erfordert die Verwaltung einer Inventur (wie Zählen und Bestandsbewegungen) und administrativer Aufgaben (wie Dokumentenfüllung und Buchhaltung). In großen Unternehmen wird dieser Prozess häufig von separaten Abteilungen oder Teams verwaltet. Trotzdem müssen Sie auch in kleinen Unternehmen eine andere Person anrufen. Dies verringert das Diebstahlrisiko.

Teil 3 Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme durch

1. 
   

   
   Bilden Sie die für das Inventar verantwortlichen Mitarbeiter aus. Inventar oder Inventar Manager sind der wichtigste Teil. Wenn sie nicht geschult sind oder Zweifel haben, wie sie ihre Aufgaben erfüllen sollen, wird die Bestandsverwaltung in Bezug auf Effizienz und Genauigkeit beeinträchtigt. Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter in allen Aspekten des Prozesses, z. B. was in jeder Phase getan werden muss, wer es tun sollte und wie es dokumentiert werden sollte. Wenn nötig, schreiben Sie diese Richtlinien so, dass die Mitarbeiter über einen Referenzleitfaden verfügen. Dies hilft Ihnen, Frustrationen und Missmanagement des Inventars durch das Personal zu vermeiden.

2. 
   

   
   Machen Sie eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Bestandsaufnahme. Die Häufigkeit, mit der Sie dies tun, hat einen großen Einfluss auf die Genauigkeit Ihres Systems. Unabhängig von der Art des Vorgangs müssen bestimmte Aktivitäten jedoch häufiger inventarisiert werden. Im Falle eines Autohändlers ist es beispielsweise nicht erforderlich, eine Bestandsaufnahme mit derselben Häufigkeit wie im Falle eines Kaufhauses oder eines Restaurants durchzuführen.
   • Achten Sie zunächst besonders auf die wichtigsten Produkte. Teilen Sie sie je nach Verkaufsfrequenz in drei Kategorien ein.
   • Beispielsweise können Sie Ihre Artikel mit hoher Priorität so definieren, dass sie 80% Ihres Umsatzes ausmachen. Sie können dann Kategorien mit mittlerer und niedriger Priorität für alles erstellen, was weniger häufig verkauft wird.
   • Sobald Sie fertig sind, können Sie sich auf die Produkte mit hoher Priorität konzentrieren. Sie müssen sie zählen, den Umsatz projizieren und neu organisieren.
   • Wenn Sie fertig sind, verwenden Sie die verbleibende Zeit für Ihre Produkte mit mittlerer und niedriger Priorität. So sparen Sie Zeit, wenn Sie nicht sehr oft verkaufen.

3. 
   

   
   Bitten Sie zwei Personen, die Aktien zu zählen. Dies kann die Anzahl menschlicher Fehler, die während der Inventur auftreten können, erheblich reduzieren. Drucken Sie die Arbeitsblätter des Hauptdatensatzes aus, um sie zu verwenden, wenn Sie dies tun.
   • Lassen Sie jemanden die physische Zählung durchführen, indem Sie die Zahlen laut aussprechen.
   • Die andere Person muss die Zahlen in das entsprechende Feld des Arbeitsblatts für die Hauptaufnahme eingeben, während Sie sie anhören.
   • Sie müssen dies jedoch nicht gleichzeitig tun. Sie können zwei verschiedene Personen haben, die zweimal dasselbe Inventar erstellen.
   • Vergleichen Sie dann die Zahlen, um sicherzustellen, dass die Zählung korrekt ist.

Teil 4 Bestandsmanagement optimieren

1. 
   

   
   Analysieren Sie Ihre Daten. Sie können die Bestandsverwaltung verbessern, indem Sie Bestandsinformationen analysieren. Sie können versuchen, die Anzahl der Produkte zu ermitteln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Lager sind, und wann Sie mehr bestellen müssen. Berechnen Sie zunächst die täglichen Kosten der verkauften Waren, indem Sie die jährlichen oder vierteljährlichen Kosten der verkauften Artikel durch die Anzahl der Tage dividieren, an denen Ihr Unternehmen in diesem Zeitraum geöffnet war. Teilen Sie dann den aktuellen Wert Ihres Inventars durch diesen Betrag. Das erhaltene Ergebnis entspricht der durchschnittlichen Investitionsdauer Ihres Inventars.
   • Dieser Wert gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis das gekaufte Inventar in Umsatz umgewandelt ist.
   • Dann können Sie versuchen, diese Anzahl zu reduzieren, indem Sie eine kleinere Menge von Produkten bestellen oder versuchen, Zahlungen von Ihren Kunden schneller zu erhalten.
   • Sie können das Verhältnis zwischen Lagerbeständen und Verkäufen auch ermitteln, indem Sie den Lagerwert durch monatliche Verkäufe dividieren. Überwachen Sie diesen Wert, um festzustellen, ob er mit der Zeit zunimmt oder abnimmt.
   • Ein hoher Anteil bedeutet, dass Sie zu viel kaufen, während ein geringer Anteil Sie zwingt, mehr zu kaufen.

2. 
   

   
   Lagerbestände optimieren. Sie müssen effektiv verwaltet und auf einem angemessenen Niveau gehalten werden, um Gewinne zu maximieren und Verluste zu reduzieren. Wenn Sie zu viel Ware aufbewahren, erhöht sich das Risiko von Veralterung, Verschlechterung und Beschädigung. Wenn Sie jedoch nicht über genügend Lagerbestände verfügen, gehen die Chancen verloren. Um Ihr Inventar zu optimieren, erstellen Sie zunächst Verkaufsprognosen, die auf früheren Perioden basieren. Nehmen Sie dann Anpassungen basierend auf Trends und saisonalen Schwankungen vor. Wenn Sie beispielsweise im Herbst mehr Verkäufe tätigen, ist es besser, Ihr Inventar in diesen Monaten zu erhöhen.

3. 
   

   
   Installieren Sie ein Computerprogramm für die Bestandsverwaltung. Obwohl die Verwendung einer Tabelle für Ihr Inventar möglicherweise funktioniert, wenn Sie ein kleines Unternehmen betreiben, benötigt ein Unternehmen mit sehr großen Verkaufsvolumina ein spezialisiertes Computerprogramm. Diese Softwareprodukte können Bestellungen, Lagerbestände und andere Parameter verwalten und bieten nützliche Analysedaten und Nachverfolgungsoptionen. Idealerweise kann das System in andere Verwaltungsprogramme integriert werden, um ein einziges System zu erstellen, mit dem Sie einige Ihrer Vorgänge automatisieren können.
   • Suchen Sie online nach der Bestandsverwaltungssoftware, die Ihren Anforderungen entspricht. Zu den Hauptlieferanten zählen Oracle und SAP.
   • Sie müssen die Software entsprechend Ihrem Budget, Ihren spezifischen Anforderungen (wie z. B. Volumen, Bestandsart usw.) und Ihrer Konvertierungszeit (der Zeit, die für die Implementierung einer neuen Technologie erforderlich ist) auswählen.

4. 
   

   
   Streben Sie danach, Verluste zu reduzieren. Die Bestandsverluste sind im Allgemeinen gering, aber Sie können erhebliche Abschläge erzielen, wenn Sie sie nicht systematisch reduzieren. Erhöhen Sie die Sicherheit Ihres Lagers oder Geschäfts, um Diebstahl zu verhindern. Installieren Sie Überwachungskameras und überwachen Sie verdächtige Kunden. Sie können auch ein Alarmsystem installieren, das Etiketten oder Funketiketten in Ihrem Inventar enthält.
   • Beschränken Sie den Zugang zu den Bereichen, in denen sich die Waren befinden, um die Anzahl potenzieller Diebstähle durch Mitarbeiter zu verringern.
   • Reduzieren Sie Verluste durch Verschlechterung, indem Sie Ihre Lagerhaltungspraktiken überwachen. Denken Sie daran, die ältesten Bestände vorwärts zu verschieben, wenn Sie Ihr Inventar erstellen.