Autor:
Robert White
Erstelldatum:
6 August 2021
Aktualisierungsdatum:
12 Kann 2024
Inhalt
Wir alle wissen, dass es wichtig ist, bei der Arbeit organisiert zu sein. Trotzdem ist dies ein endloser Kampf für viele Menschen. Ob Sie es glauben oder nicht, organisiert zu bleiben ist keine so entmutigende Aufgabe, wie es sich anhört. Einige schnelle Änderungen der Gewohnheiten und fortlaufende Lösungen können diesen Prozess einfacher machen, als Sie vielleicht denken.
Schritte
Methode 1 von 4: Verwalten von Raum und Zeit
Überwachen Sie Ihre Aktivitäten. Notieren Sie mehrere Tage lang mehrere Ihrer Aktivitäten in einem Tagebuch. Auf diese Weise können Sie genau sehen, was Sie tun, ohne es zu merken, und Sie erhalten einen ersten Eindruck von Ihren Organisations- und Produktivitätsfehlern. Darüber hinaus sollten Sie diese Übung unter Berücksichtigung Ihrer allgemeinen Ziele durchführen. Durch das Aktivitätstagebuch können Sie sehen, welche Aufgaben Ihre Zeit verschwenden und welche zu Ihren Zielen beitragen können.
Bestimmen Sie Ihre Zeitpläne für hohe Produktivität. Einige Menschen sind morgens produktiv, während andere die Idee hassen, früh aufzustehen. Möglicherweise haben Sie bereits ein Gefühl für die Teile des Tages, die Sie produktiver machen. Unabhängig von Ihren Vorlieben - Nächte, Morgen, Mittag oder kurz vor oder nach der "Hauptverkehrszeit" - nutzen Sie diese Zeiträume, um Ihre Produktivität zu maximieren.
Priorisieren Ihre Aufgaben. Wir alle wissen, dass einige Aufgaben wichtiger sind als andere. Wir geben ihnen jedoch nicht immer eine angemessene Priorität. Entwickeln Sie beispielsweise ein System, das Aufgaben durch Erinnerungen klassifiziert, die Marken wie Flaggen oder Sterne mit Ehrlichkeit und Flexibilität enthalten. Bewahren Sie diese Erinnerungen in der Nähe Ihres Computers oder Schreibtisches auf, egal ob virtuell oder physisch. Wenden Sie mehr Zeit und Energie auf die Elemente mit der höchsten Priorität auf der Liste auf. Beispiele können Aufgaben mit kurzen Fristen sein, z. B. die Dinge, die Sie bis zum Ende des Tages oder am nächsten Tag liefern müssen. Sie können auch Antworten auf Kunden, Vorgesetzte oder andere Personen priorisieren, die für die generierten Ausgaben verantwortlich sind. Und wenn Sie sich nicht sicher sind, wie sensibel oder wichtig eine Aufgabe ist, ist es immer eine gute Idee, danach zu fragen.
Erledige die schnellen Aufgaben sofort. Nicht alle Aufgaben müssen für eine bestimmte Zeit priorisiert und geplant werden. Das Planen oder Planen einiger von ihnen kann genauso lange dauern wie das Ausfüllen. Wenn ja, und Sie können diese Aufgaben sofort erledigen, viel Spaß! Wenn Sie auf diese Weise mit diesen Hindernissen umgehen, können Sie auch Verzögerungen vermeiden.
Verwalten Sie Unordnung und Arbeitsmaterialien. Unsere Tische bewegen sich leicht von Szenen der Unordnung zu Szenen der Zerstörung, die Filme wert sind - was die Organisation schwierig macht. Einige Leute arbeiten sogar unter strengen Reinigungsrichtlinien. Obwohl sie nicht unbedingt erforderlich sind, führen Sie einige Schritte aus, um Ihre Workstation zu reinigen.
- Setzen Sie die Bestellung fort. Werfen Sie den Müll weg und archivieren Sie systematisch die benötigten Materialien. Räumen Sie Unordnung auf, wann immer dies möglich ist: in den Pausen oder zwischen den Aufgaben.
- Reinigen Sie den Schmutz, den Sie sofort erzeugen. Sie müssen sich also später nicht mehr um die Reinigung kümmern. Darüber hinaus wird dadurch verhindert, dass die aktuelle Störung in Zukunft auf Ihrem Tisch bleibt.
- Halten Sie die benötigten Vorräte immer griffbereit. Offensichtlich ist nicht alles um dich herum ein Zeichen von Unordnung. Wenn Sie die von Ihnen verwendeten Tools zur Verfügung haben, sparen Sie Zeit und nutzen Ihren wertvollen Platz optimal aus.
Planen Sie Zeiten für Aktivitäten und Termine. Einige Personen planen nur Besprechungen, erstellen jedoch keine Listen der erforderlichen Aktivitäten. Das Planen der wichtigsten Aufgaben sowie von Terminen kann hilfreich sein. Sie können auch bestimmte Aufgaben "gruppieren". Beispiel: Planen Sie Besprechungen nur dienstags und donnerstags. Behalten Sie auch die freie Zeit in Ihrem Kalender, um kreative Zeit für sich selbst vorzusehen oder unerwartete Ereignisse zu berücksichtigen.
- Verwenden Sie eine Agenda und einen Kalender. Diese Tools können in Papierform oder virtuell in Form von Anwendungen wie iCalendar und Google Now ausgeführt werden.
- Teilen Sie Ihre Aktivitäten in Kategorien ein. Durch das Kategorisieren oder Trennen von Aktivitäten nach Farben können Sie schnell visuell daran erinnern, was wichtig ist. Diese Kategorien können beispielsweise Folgendes umfassen: Korrespondenz, Projekte, Veranstaltungen, Besprechungen, Diskussionen und sogar Pausen oder Zeiten für körperliche Übungen.
- Optimieren Sie Ihre Technologie. Virtuelle Kalender und E-Mail-Plattformen wie Outlook können Ihre Aufgabenlisten, Ihre Kontakte und Ihre Adressen kombinieren. Dies macht nicht nur alles effizienter, sondern optimiert auch Ihren Denkprozess.
- Delegieren Sie nach Möglichkeit Aufgaben. Angesichts der Intensität eines Arbeitstages kann man leicht vergessen, dass man nicht alles alleine machen muss. Delegieren Sie Aufgaben an einen Assistenten oder bitten Sie einen Kollegen, Ihnen einen Gefallen zu tun und bei bestimmten Aufgaben zu helfen, wenn Sie besonders mit Aufgaben beschäftigt sind. Sie können sie belohnen, wenn alles ruhiger ist.
Methode 2 von 4: Systematische Betreuung Ihrer E-Mails
Überprüfen Sie Ihre E-Mails zu festgelegten Zeiten. Nicht jeder muss sich an seinen Posteingang halten, da viele empfangene Nachrichten nicht so dringend sind. Wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem keine sofortigen Antworten auf E-Mails erforderlich sind, überprüfen Sie Ihren Posteingang zu festgelegten Zeiten - etwa drei- oder viermal am Tag.
E-Mails archivieren. Nutzen Sie Ordner und Beschriftungen, anstatt Nachrichten in Ihrem Posteingang stapeln zu lassen. Outlook verfügt über Ordner und Unterordner, während Google Mail über Beschriftungen und mehrere separate Posteingänge verfügt. Wenn Sie beispielsweise Journalist sind, werden Ihre Ordner möglicherweise als "Aktuelle Berichte", "Zukünftige Berichte", "Alte Berichte", "Interviews & Quellen" und "Geschichten & Ideen" bezeichnet.
- Löschen und archivieren. Archivieren Sie alte und wichtige E-Mails und löschen Sie den Rest. Im obigen Beispiel dient der Ordner "Alte Berichte" als Datei eines Journalisten. Wenn Sie alte E-Mail-Nachrichten löschen, werden Sie überrascht sein, wie viele Artikel in den Papierkorb gelangen und wie viele Artikel gespeichert sind. Einige Leute möchten auch, dass ihr Posteingang leer ist - sie lassen keine einzelne Nachricht ungelesen (oder hinterlassen keine Nachrichten in ihrem Posteingang). Zusätzlich zur Verwendung von Ordnern und Beschriftungen können Sie das Feld mit der Funktion "Archivieren" leeren, alte E-Mails während der Arbeitspausen löschen oder Anwendungen zur Kontoorganisation verwenden.
Wann immer es am effizientesten ist, verwenden Sie andere Kommunikationsformen. Manchmal kann ein einfacher Anruf ein Problem lösen, bei dem zehn E-Mails ausgetauscht werden müssen. Wenn ja, rufen Sie die Person an! Wenn Sie wissen, dass der Austausch von E-Mails eine Diskussion hervorruft oder viele Nachrichten enthält, ist es möglicherweise am besten, am Telefon zu sprechen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Details und vermeiden eine lange und lange Diskussion über elektronische Nachrichten. Sie können sogar eine E-Mail an einen Kollegen senden und etwas sagen wie "Ich habe viele Fragen zu diesem Thema an Sie. Vielleicht sollten wir miteinander sprechen. Kann ich Sie in fünf Minuten anrufen?"
Unterbrechungen begrenzen. Strategische Pausen sind zwar nützlich, Unterbrechungen während der Arbeitszeit jedoch nicht. Sie können Sie verlangsamen, Ihr Arbeitstempo unterbrechen und Sie dazu bringen, Ihre Denkweise zu verlieren. Versuchen Sie daher, spezielle schriftliche und Sprachnachrichten zu verwenden, wenn Sie wissen, dass Sie zu beschäftigt sind. Diese Tools müssen nicht nur verwendet werden, wenn Sie nicht im Büro sind. Sie können verwendet werden, wenn Sie mit Aufgaben beschäftigt sind. Viele Leute verwenden auch die "Open Door" -Richtlinie - aber Sie müssen Ihr Zimmer nicht immer offen lassen. Sie können sogar eine freundliche Nachricht an der Tür hinterlassen, die so etwas wie "Ich bin mitten in einem Anruf" oder "Ich bin beschäftigt. Bitte kommen Sie später zurück oder senden Sie eine E-Mail" sagt.
Nutzen Sie die Dienste von "Clouds". Der Cloud-Dienst (auch als "Cloud Computing" bezeichnet) kann in Betracht gezogen werden, da er billiger, skalierbarer, effizienter und einfach zu aktualisieren ist. Die von diesen Clouds bereitgestellten Inhalte können besonders nützlich sein, da Sie auf verschiedenen Geräten darauf zugreifen können: Computern, Tablets, Smartphones usw. Cloud-Speicher dient auch als primäre oder sekundäre Möglichkeit, digitale Backups zu erstellen. Wenden Sie sich an die Person, die für IT oder Software an Ihrem Arbeitsplatz verantwortlich ist. Möglicherweise haben Sie bereits eine Menge freien Speicherplatz in den Clouds (oder Sie können diesen Speicherplatz sogar für geringe jährliche Gebühren kaufen).
Verwenden Sie Internetfavoriten. Die besten Browser ermöglichen Lesezeichen - wenn Sie häufig besuchte E-Mail-Adressen speichern und organisieren, um einfach und schnell darauf zugreifen zu können. Nutzen Sie sie, damit Sie wichtige Websites mit Branchennachrichten oder -informationen nicht vergessen.
Methode 3 von 4: Zeit nutzen
Vermeiden Sie es, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu üben. In dieser Hinsicht haben die meisten Experten ähnliche Meinungen. Obwohl es im Fernsehen schnell und cool erscheint, ist das gleichzeitige Üben mehrerer Aufgaben ("Multitasking" oder "Multitasking") nicht effizient und kann Ihre organisatorische Effektivität beeinträchtigen. Wählen Sie, ob Sie Ihre gesamte Aufmerksamkeit jeweils einer Aufgabe widmen möchten. Beenden Sie es und fahren Sie mit dem nächsten Element in der Liste fort.
Erstellen Sie einen Zeitplan oder einen Kalender für sich. Glücklicherweise erfordern die meisten Jobs nicht, dass Sie alles in Ihrem Tag speziell planen. Es kann jedoch hilfreich sein, einen grundlegenden Zeitplan mit Highlights und den wichtigsten Ereignissen und Aufgaben des Tages einzuhalten.
- Legen Sie Zeitlimits für bestimmte Aktivitäten fest. Einige Aufgaben erfordern diese Grenzwerte nicht, andere müssen Zeitparameter haben, damit Sie Ihre Produktivität verbessern können. Denken Sie an die täglichen Aktivitäten, die tendenziell länger dauern als gewöhnlich - und geben Sie ihnen in Zukunft bestimmte Fristen.
- Nehmen Sie sich mehr Zeit für andere Aktivitäten. Einige Aktivitäten - wie Sie vielleicht aus Erfahrung gelernt haben - erfordern in der Regel mehr Zeit als erwartet. Dies ist jedoch nicht unbedingt eine schlechte Sache. Nehmen Sie sich beispielsweise vorher und nachher zusätzliche Zeit, um diese Art von Aufgaben auszuführen (insbesondere für wichtige Ereignisse und Besprechungen).
Verwenden Sie eine Stoppuhr-App, eine physische Stoppuhr oder einen Alarm. Diese Werkzeuge können bei sparsamer Verwendung effektiv sein. Einige Leute möchten ihre Alarme 10, 15 oder 30 Minuten im Voraus einstellen, um Vorwarnungen zu erhalten und sich auf eine Aktivität vorzubereiten. Sie können auch Erinnerungen verwenden.
Vermeiden Sie es, Ihre Aktivitäten zu verschieben. Fragen Sie sich, ob diese Verschiebung unbedingt erforderlich ist oder nur ein Beispiel für einen Aufschub ist. Wenn Sie glauben, dass Sie zögern, verschieben Sie die Aufgabe nicht - beenden Sie sie sofort! Wenn es jedoch unvermeidlich ist, eine Aktivität zu verschieben, merken Sie sich den Punkt, an dem Sie sie unterbrochen haben, und legen Sie einen anderen bestimmten Zeitpunkt fest, um sie zu beenden. Eine weitere Option ist die Erstellung eines Notfallplans. Beispiel: Wenn Sie eine persönliche Besprechung absagen müssen, können Sie möglicherweise einen Anruf (über Audio und / oder Video) mit der Person tätigen.
Methode 4 von 4: Achten Sie auf Ihre körperliche und geistige Gesundheit
Pausen machen. Es ist wichtig, mentale Pausen einzulegen, damit Sie gesund und produktiv bleiben. Wir sind bei der Arbeit so untergetaucht, dass wir manchmal keine Pausen einlegen - so wichtig. Diese Pausen geben uns den Rest, den wir brauchen, und verbessern unsere Produktivität, aber sie ermöglichen es uns auch, einen Schritt zurückzutreten und uns zu fragen, ob wir unsere Zeit so effizient wie möglich nutzen.
Besser schlafen. Wenn wir nicht gut schlafen, können wir am nächsten Tag fassungslos, müde oder lustlos sein, was die Effizienz und unsere Pläne bei der Arbeit untergraben kann. Planen Sie mindestens sieben oder acht ununterbrochene Stunden pro Nacht ein.
Vergleichen Sie sich nicht mit Ihren Mitarbeitern. Die Arbeit der meisten dieser Menschen unterscheidet sich von unserer und sie haben alle unterschiedliche Organisationsmethoden. Eine Methode, die für jemanden, den Sie kennen, sinnvoll und effizient ist, ist möglicherweise nicht die beste für Ihre Routine und umgekehrt.
Akzeptieren Sie, dass die Organisation ein fortlaufender Prozess ist. Erwarten Sie nicht, perfekt zu sein. Die Organisation ist kontinuierlich und erfordert ständige Aufmerksamkeit. Sie werden nicht jeden Tag perfekt organisiert sein; Eine kleine Bestellung kann Sie jedoch viel effektiver machen.
