Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Organisieren Sie in Raum und Zeit
• Teil 2 Verwalten von E-Mails
• Teil 3 Zeit verwalten
• Teil 4 Aufrechterhaltung der körperlichen und geistigen Gesundheit

In diesem Artikel: Organisieren von Zeit und Raum Verwalten von E-Mail Verwalten von Zeit Verwalten von physischer und psychischer Gesundheit15 Verweise

Organisation ist eine Qualität, die von Personalvermittlern angestrebt wird, da sie zu den besten Voraussetzungen für die Erbringung von Qualitätsarbeit gehört. Trotzdem sind viele Mitarbeiter mit unterschiedlich starken organisatorischen Schwierigkeiten konfrontiert.Wenn Sie ein Teil davon sind, wissen Sie, dass es einfache und effektive Lösungen gibt. gibt Ihnen einige Tipps, um Ihr Berufsleben durch eine bessere Organisation zu erleichtern.

Stufen

Teil 1 Organisieren Sie in Raum und Zeit

1. 
   

   
   Notieren Sie Ihre Aktivitäten in einer Zeitung. Nehmen Sie sich eine Woche Zeit, um jede Ihrer Aktivitäten zu bewerten. Diese typische Woche gibt Ihnen einen Überblick über Ihre täglichen Aufgaben. Sie können sie nach der benötigten Zeit und den Zielen, die Sie erreichen können, klassifizieren.

2. 
   

   
   Bestimmen Sie Ihre Produktivitätsspitzen. Einige Menschen sind morgens aktiver, während andere nach dem Mittagessen effektiver sind. Was auch immer der beste Zeitpunkt für Sie ist, nutzen Sie ihn, um die wichtigsten und komplexesten Aufgaben zu erledigen.

3. 
   

   
   
   
   Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ein Tagebuch in Papierform oder in digitaler Form zu führen. Bevor Sie nachts abreisen oder morgens ankommen, markieren Sie die wichtigsten Aktivitäten: Meldung in kurzer Zeit, Vorbereitung eines Termins ... So können Sie für jede Aufgabe die erforderliche Zeit und Energie aufwenden, ohne sich zu zerstreuen. Bleiben Sie dennoch flexibel genug, um neue Anforderungen im Falle einer Änderung der Umstände zu berücksichtigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie wichtig eine Aufgabe ist, fragen Sie Ihren Mitarbeiter oder Vorgesetzten nach Einzelheiten.

4. 
   

   
   Versenden Sie schnell kleine Aufgaben. Priorisieren heißt nicht zögern! Mit anderen Worten, wenn Sie unwichtige, aber leicht erreichbare Aufgaben haben, verschieben Sie diese nicht über Nacht. Kümmere dich so schnell wie möglich um diese kleinen Aktivitäten, damit du dich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren kannst.

5. 
   

   
   
   
   Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich. Egal, ob Sie ein kleines Büro oder einen realen Raum haben, Ihr Raum muss der effektiven Arbeit förderlich sein! Ein unordentlicher Arbeitsplatz kann Stress verursachen und Ihre Produktivität einschränken. Es geht nicht darum, ein Toilettenwahnsinniger zu werden! Sie müssen nur die Angewohnheit haben, Ihren Schreibtisch aufzuräumen.
   • Speichern Sie Ihren Arbeitsbereich. Befreien Sie sich von allen Akten und Abfällen, die in Ihrem Büro liegen. Ordnen Sie im Gegensatz dazu die wichtigen Teile sorgfältig ein. Lagern und säubern Sie Ihren Arbeitsplatz, sobald Sie die Gelegenheit dazu haben: während einer Tätigkeitsperiode, während einer Pause, zwischen zwei Aufgaben ...
   • Sauber wie du gehst. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass sich Papier oder Essensreste auf Ihrem Schreibtisch ansammeln.
   • Halten Sie die Dinge immer griffbereit: Telefon, Stift, Notizblock ... Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich so, dass er so funktional wie möglich ist.

6. 
   

   
   Planen Sie Ihren Tag. Um effektiv zu organisieren, müssen Sie Ihre Termine planen, aber auch alle anderen beruflichen Aufgaben wie das Lesen Ihrer E-Mails, das Verfassen von Berichten ... Sie können beispielsweise einen oder zwei Wochentage mit Terminen verbringen Sie und der Rest der Woche zu Ihren anderen Aufgaben. Versuchen Sie nicht, leere Zeiträume um jeden Preis zu füllen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich zu entspannen oder über weniger unmittelbare Probleme nachzudenken. Diese Perioden geringer Aktivität können auch die erwarteten vorhersagen.
   • Verwenden Sie einen Kalender oder einen Kalender. Sie können eine Tagesordnung in Papierform, einen elektronischen Kalender oder Anwendungen wie auswählen iCalendar oder Google Now.
   • Kategorisieren Sie Ihre Aktivitäten. Sie können sie beispielsweise nach Typ (Projekt, Ereignis, Besprechung, Pause ...) oder nach Wichtigkeit einteilen. Wählen Sie ein System, mit dem Sie Ihre Hauptaktivitäten auf einen Blick sehen können.
   • Optimieren Sie den Einsatz digitaler Tools. Zum Beispiel Ausblick kann als Adressbuch, Kalender oder Aktivitätenliste verwendet werden. Indem Sie mit demselben Tool Ihr Berufsleben planen, gewinnen Sie an Effizienz.
   • Wenn möglich, delegieren Sie einen Teil Ihrer Arbeit. Es kann schwierig sein, einen Assistenten mit Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu laden oder die Hilfe eines Kollegen zu erbitten. Auf diese Weise können Sie sich jedoch wieder auf die Aktivitäten konzentrieren, die Sie ausführen und Ihr Zeitmanagement optimieren können.

Teil 2 Verwalten von E-Mails

1. 
   

   
   Planen Sie nach Möglichkeit das Lesen Ihrer E-Mail. Für einige Posts ist möglicherweise eine permanente Verbindung zu Ihren s erforderlich. Wenn dies nicht der Fall ist, lesen Sie Ihre E-Mails erst zu festgelegten Tageszeiten.

2. 
   

   
   Sortieren Sie Ihre Mails. Markieren Sie die wichtigen Konversationen und klassifizieren Sie Ihre E-Mails nach Zweck, Absender ... Nutzen Sie die Funktionen von Ausblick (Ordner und Unterordner) oder Gmail (Etiketten).
   • Löschen Sie die s, während sie verarbeitet werden. Archivieren Sie wichtige Konversationen und E-Mails, die Sie möglicherweise benötigen. Eine leere Kiste, die alle gelesen und behandelt wurde, kann am Ende des Tages eine Erleichterung sein. Wenn Sie es zu einer Faustregel machen, stellen Sie sicher, dass Sie die Verarbeitung Ihrer E-Mails nicht beschleunigen.

3. 
   

   
   Kommunikationsmittel optimieren. Sei es zwischen Kollegen oder mit Partnern, beschränken Sie sich nicht auf ein Gespräch per E-Mail. Das sofortige Gespräch oder einfach das Telefon sind bevorzugte Lösungen für ihre Geschwindigkeit und den menschlichen Kontakt. Sie können Ihnen wertvolle Zeit und den Stress ersparen, auf Ihre Antwort zu warten. Darüber hinaus ist es einfacher, Informationen im Thread eines mündlichen Gesprächs auszutauschen als schriftlich.

4. 
   

   
   Begrenzen Sie vorzeitige Arbeitsunterbrechungen. Es ist wichtig, tagsüber Pausen einzulegen. Wenn Sie jedoch mitten in einer Aufgabe unterbrochen werden, um das Telefon zu beantworten, oder wenn ein Kollege an Ihrem Schreibtisch vorbeigeht, wird Ihr Arbeitszeitplan unterbrochen und Zeit verschwendet. Zögern Sie nicht, die Tür zu schließen oder das Telefon auf dem Anrufbeantworter zu lassen, ohne sich vollständig zu isolieren. Wenn Ihre Aufgabe erledigt ist, antworten Sie auf die verschiedenen Anfragen. Das heißt, machen Sie keine absolute Regel auf das Risiko, asozial oder unzugänglich zu erscheinen!

5. 
   

   
   Verwenden Sie die Cloud Computing. Diese Technologie ermöglicht es, große Informationsmengen über einen Remote-Server zu speichern. Es ist daher kostengünstig und verbessert die Zugänglichkeit von Daten. So können Sie von jedem Gerät aus arbeiten, sofern er Zugang zum Internet hat. die Cloud Computing kann die Qualität Ihrer Arbeit und Ihr Zeitmanagement verbessern, da Sie schneller und effizienter arbeiten können. Dieser Service ist normalerweise als Abonnement erhältlich, das vom Unternehmen bezahlt wird. Zögern Sie nicht, den Einsatz dieser Technologie für Ihren Service vorzuschlagen.

6. 
   

   
   Nutzen Sie die Funktionen der Suchmaschinen. Möglicherweise haben Sie bereits die Angewohnheit, die Websites in Ihren Favoriten auf persönlicher Basis aufzuzeichnen und zu klassifizieren. Zögern Sie nicht, dasselbe im Büro zu tun, insbesondere wenn Sie einen eigenen Computer haben. Unternehmenspartner-Websites oder allgemeine Informationen sind beispielsweise Quellen, auf die Sie schnell zugreifen müssen.

Teil 3 Zeit verwalten

1. 
   

   
   Versuchen Sie nicht, mehr als eine Aufgabe gleichzeitig zu erledigen. In einer von Informations- und Kommunikationstechnologien geprägten Welt wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie immer verfügbar sind und gleichzeitig auf alle Anfragen reagieren. Alle Experten sind daran interessiert zu sagen, dass dieses Phänomen von Multitasking führt im Gegensatz zum Schein zu einem Zeit- und Arbeitsqualitätsverlust. Wenn unser Gehirn mit Informationen gesättigt ist, hat es nicht die Zeit, alles zu analysieren. Das gleichzeitige Ausführen mehrerer Aufgaben erhöht den Stress und verringert die Fähigkeit, zu analysieren und sich zu konzentrieren. Es ist sinnvoller, jeweils ein Problem zu lösen.

2. 
   

   
   Erstellen Sie Ihren eigenen Zeitplan. Abgesehen von der Aufstellung einer bestimmten Tagesordnung (Besprechung, Veranstaltung, Besprechung ...) ist es gut, einen allgemeinen Zeitplan für Ihren Tag zu haben. Auf diese Weise können Sie Aktivitätsspitzen und Ruhezeiten vorhersagen.
   • Einige Aktivitäten, wie das Nachdenken über ein Projekt oder das Studieren einer Kundenakte, erfordern Konzentration und Analyse. Planen Sie eine bestimmte Zeit für diese Art von Aktivität ein, um Ihre Effizienz zu verbessern. Wenn Sie Dateien oder Projekte verschieben, verringert sich möglicherweise Ihre intellektuelle Kapazität, wodurch Sie weniger effizient werden. Ebenso müssen langwierige Aufgaben wie das Lesen von E-Mails oder Berichten zeitlich begrenzt werden. Andernfalls könnten Sie sich gelangweilt fühlen und die Aktivität verzögern oder verzögern.
   • Planen Sie zusätzliche Zeit für einige Aktivitäten ein. Tatsächlich können Besprechungen oder Termine länger dauern als erwartet. Nehmen Sie nach Ihren Erfahrungen einen Zeitbereich in Ihren Zeitplan auf, der größer ist als die angekündigte Dauer der Veranstaltung.

3. 
   

   
   Sie können einen Alarm verwenden. Es kann Sie an ein Ereignis erinnern, das Ende der für die Erledigung einer Aufgabe vorgesehenen Zeit signalisieren oder Ihnen einfach einen Arbeitsrhythmus geben. Vermeiden Sie jedoch, es unerwartet klingeln zu lassen, da dies Sie möglicherweise belasten kann, ohne Sie effizienter zu machen.

4. 
   

   
   Führen Sie Ihre Aufgaben nicht ohne triftigen Grund aus. Langeweile, Müdigkeit, der Wunsch, das Büro früher zu verlassen ... sind alles schlechte Gründe, eine Aktivität zu verschieben. Aufschieben ist eine echte Verschwendung von Zeit und Effizienz. Sie müssen jedoch flexibel bleiben. Wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt (Besprechung in letzter Minute, Überarbeitung einer dringenden Datei ...), notieren Sie, was Sie tun müssen, und nehmen Sie Ihre Aktivität später wieder auf. Sie können auch eine alternative Lösung einrichten. Wenn Sie beispielsweise nicht zu einer Besprechung gehen können, versuchen Sie, eine Telefonkonferenz einzurichten.

Teil 4 Aufrechterhaltung der körperlichen und geistigen Gesundheit

1. 
   

   
   Machen Sie Pausen. Wie im Artikel erwähnt, ist es unerlässlich, körperliche und geistige Ruhephasen einzuplanen. In der Tat ist es sinnlos, am Nachmittag eine Pause einzulegen, um das zu tun, wofür wir am Morgen keine Zeit hatten. In der Pause können Sie einen Schritt zurücktreten, die geleistete Arbeit wertschätzen und sich mit Kollegen austauschen. Darüber hinaus hilft es, die Produktivität besser zu organisieren und zu verbessern. Wenn Sie mit der Arbeit überfordert sind, geben Sie die Pausenzeit in Ihren Kalender ein, damit Sie sie nicht vergessen. Planen Sie ggf. einen Alarm.

2. 
   

   
   Schlaf genug. Die Vorteile des Schlafes wurden immer erkannt. Dennoch schlafen viele Arbeiter nicht genug. Stellen Sie eine Routine auf, um sieben oder acht Stunden Schlaf zu haben.

3. 
   

   
   Vergleichen Sie sich nicht mit Ihren Kollegen. Jeder hat eine bestimmte Rolle, die er anders versteht. Eine effektive Organisationsmethode für einen Kollegen ist nicht unbedingt für Sie. Sie können Best Practices diskutieren, müssen jedoch Ihr eigenes System finden.

4. 
   

   
   Das Organisieren ist ein zeitaufwändiger Prozess. Ihr Zeitplan wird festgelegt, wenn Sie in der Firma arbeiten. Versuchen Sie nicht, Ihre Agenda um jeden Preis zu befolgen und flexibel zu sein. Beginnen Sie mit einer allgemeinen Organisation (ordentliches Büro, Verteilung der Zeit zwischen Arbeit und Pause ...) und verfeinern Sie sie dann schrittweise.