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• Schritte
• Community Fragen und Antworten

Andere Abschnitte

Effektive Manager und Teamleiter überwachen ihre Mitarbeiter auf verschiedene Weise aktiv, um sicherzustellen, dass Leistungsträger schnell diszipliniert und Leistungsträger belohnt werden. Die Überwachung von Mitarbeitern kann Ihnen auch dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter Zeit oder Ressourcen des Unternehmens für private Angelegenheiten verschwenden. Mit der richtigen Software können Sie Websites blockieren, die für den Geschäftsbetrieb unangemessen oder nicht anwendbar sind. Die erfolgreiche Überwachung der Mitarbeiter, ohne unnötige Reibung im Büro zu verursachen, sollte das Ziel eines effektiven Managers sein.

Schritte

Methode 1 von 4: Erwartungen definieren

1. 

   Erstellen Sie eine schriftliche Erklärung Ihrer Richtlinien. Ihre Richtlinien sind nur wirksam, wenn sie in einem Mitarbeiterhandbuch oder -leitfaden klar erläutert werden. Dieser Leitfaden sollte für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein und definieren, was Ihre Richtlinien sind und was zu tun ist, wenn sie nicht befolgt werden. Für jede Überwachungsrichtlinie, die Sie haben, wie z. B. Internet- oder Telefonüberwachung, möchten Sie möglicherweise auch den Denkprozess erläutern, der zu Ihren Richtlinien geführt hat. Wenn Sie erklären, warum Sie dies tun, kann dies dazu beitragen, das Misstrauen der Mitarbeiter zu verringern, das durch die Überwachung ihrer Aktivitäten verursacht wird.
   • Legen Sie klare Richtlinien für Zeitmessung, abrechnungsfähige Stunden (falls zutreffend), persönliche Telefonanrufe und persönliche Internetnutzung bei der Arbeit fest. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, gegebenenfalls Pausen außerhalb der Uhr einzulegen.

2. 

   
   
   Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter diese Richtlinien kennen. Wenn eine Art der Überwachung über den Standard-Check-in hinaus stattfindet, z. B. wenn Sie die Telefon- oder Internetüberwachung verwenden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter direkt informieren. Halten Sie eine Besprechung ab oder senden Sie eine Massen-E-Mail, um Änderungen in den Überwachungsrichtlinien zu erläutern und genau zu erklären, wann und wie Informationen aufgezeichnet, gespeichert und gelöscht werden.
   • In einigen Bundesstaaten wie Connecticut und Delaware sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über jede Internetüberwachung zu informieren.
   • Selbst wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht über die Überwachung informieren müssen, kann es zu Rückschlägen kommen, wenn Sie es ihnen nicht mitteilen und sie es selbst herausfinden.

3. 

   
   
   Befolgen Sie die Disziplinarrichtlinien genau. Wenn ein Mitarbeiter Ihre Richtlinien nicht befolgt, stellen Sie sicher, dass die angegebenen Disziplinarmaßnahmen für diesen Verstoß ergriffen werden. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. Machen Sie sich Ihre Absichten klar. Dokumentieren Sie die Disziplinarmaßnahmen und lassen Sie den Mitarbeiter Disziplinarpläne unterzeichnen. Wenn Sie diese Richtlinien nicht ordnungsgemäß befolgen, werden die Mitarbeiter zu der Überzeugung gelangen, dass Ihre sorgfältig festgelegten Richtlinien nicht wirklich durchgesetzt werden.

4. 

   
   
   Halten Sie Ihre Richtlinien im Rahmen der Vernunft. Checken Sie nicht zu oft ein und richten Sie keine übermäßig einschränkenden Internetrichtlinien ein. Ein neugieriger Chef kann die Moral verringern und die Mitarbeiter nervös machen. Konzentrieren Sie sich eher auf Ergebnisse als auf Prozesse. Wenn ein Mitarbeiter gute Arbeit leistet und gut in einem Team arbeitet, sollten Sie nicht zu viel auf die Details eingehen.
   • Geben Sie Ihren Mitarbeitern mehr Freiheit. Während es möglicherweise angebracht ist, einem Zeitarbeiter oder Verwaltungsassistenten, der wenig in Ihr Unternehmen investiert, einen Computer zu geben, der sich einem offenen Bereich gegenübersieht, den Sie überwachen können, erwarten hochrangige Mitarbeiter Vertrauen.
   • Die Freiheit, auf ihre eigene Weise zu arbeiten, wird wahrscheinlich die Produktivität der Mitarbeiter auf höherer Ebene steigern, nicht weniger.

Methode 2 von 4: Bewertung der Produktivität

1. 

   Checken Sie Ihre Mitarbeiter ein. Checken Sie von Zeit zu Zeit zu einem außerplanmäßigen Zeitpunkt bei den Mitarbeitern in ihrem eigenen Büro ein. Wenn ein Mitarbeiter beim Betreten häufig auf ein Fenster "klickt" oder den Hörer auflegt, müssen Sie möglicherweise Bedenken äußern. Wenn Sie Mitarbeiter persönlich beobachten, können Sie auch konstruktive Kritik an ihrer Arbeit üben.

2. 

   Bitten Sie um eine Erklärung, woran ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, regelmäßig mit ihnen über den Arbeitsverlauf zu sprechen. Fragen Sie sie, was sie seit Ihrem letzten Gespräch getan haben, stellen Sie weitere Fragen und bewerten Sie ihre Antworten, während sich das Gespräch entwickelt. Fragen Sie nach Details und konkreten Ergebnissen.

3. 

   Lassen Sie Mitarbeiter ihre eigene Arbeit dokumentieren. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter den Arbeitsfortschritt in Aktivitätsprotokollen, Checklisten oder Fortschrittsberichten aufzeichnen. Berichte sollten jedoch nicht übermäßig belastend oder "geschäftig" sein, sondern Teammitglieder und Management gleichermaßen ermutigen, in Kontakt zu bleiben und auf derselben Seite zu bleiben. Haben Sie keine Angst, nach einem in einem Bericht beschriebenen Arbeitsnachweis zu fragen, wenn Sie mit dem Mitarbeiter sprechen.

4. 

   Bewerten Sie die laufenden Arbeiten. Wenn Sie sich Sorgen über die Produktivität machen, fordern Sie einen konkreten Leistungsnachweis an, der messbar und zeitgebunden ist. Wenn ein Mitarbeiter ein Projektleiter ist, setzen Sie Meilensteine, fragen Sie aber auch nach Plänen und Zeitplänen für das Projekt. Wenden Sie sich an andere Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Projektteams kommunizieren. Verfolgen Sie persönlich den Fortschritt längerfristiger Projekte und bewerten Sie deren Richtigkeit und Vollständigkeit.
   • Sie können beispielsweise Dateneingaben für einen Mitarbeiter überwachen, der für die Verwaltung einer Datenbank zuständig ist. Sie können die Aktualität der Einträge, ihre Richtigkeit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bewerten.

5. 

   Fragen Sie andere nach Mitarbeiterinteraktionen. Fragen Sie Lieferanten, Kunden und andere Mitarbeiter nach ihren Interaktionen mit einem bestimmten Mitarbeiter, um sich ein Bild über das Verhalten dieses Mitarbeiters zu machen. Sie müssen jedoch die Objektivität dieser Beobachtung erhöhen, damit die Mitarbeiter nicht ungerecht dargestellt werden. Wenn Sie nach diesen Informationen fragen, fragen Sie nach Details zur Interaktion anstatt nach Impressionen. Fragen Sie nach Beschreibungen der Interaktionen anstelle von Bewertungen. Und immer offen sein; Sie wissen nie, wann ein Mitarbeiter falsch dargestellt wird.

Methode 3 von 4: Überwachung der Online-Aktivität

1. 

   Wählen Sie eine Überwachungssoftware. Überwachungssoftware kann auf verschiedene Arten eingerichtet werden. Als erstes müssen Sie ein komplettes System mit einem Server einrichten. Dies umfasst den Schutz vor Viren und Malware sowie die Überwachung der Mitarbeiter. Wenn Sie kein IT-Personal für die Wartung der Geräte haben, können Sie einen Cloud-basierten Dienst wie Trend Micro Business Security oder Symantec Cloud verwenden, um diese Dienste zu erhalten. Diese Dienstleistungen sind nicht sehr teuer; Erwarten Sie etwa 150 US-Dollar pro Jahr.
   • Wenn Sie nur versuchen, die Webnutzung der Mitarbeiter zu verfolgen und einige Websites zu blockieren, reicht ein einfacheres Softwarepaket aus. Dieser Service ist günstiger und ermöglicht es Ihnen, Webseiten zu überwachen und zu filtern, Tastenanschläge anzuzeigen und Screenshots aufzunehmen. Beispielsweise bietet Interguard Sonar diese Dienste an.
   • In einigen Fällen können Sie sogar kostenlose rudimentäre Tracking-Systeme erhalten. ActivTrak überwacht beispielsweise den System-Webverkehr und erstellt einen monatlichen Bericht für Sie.

2. 

   Blockieren Sie schädliche oder unangemessene Websites. Arbeitgeber haben das Recht zu überwachen, welche Webseiten ihre Mitarbeiter besuchen, und Websites zu blockieren, die sie für unwichtig, unangemessen oder potenziell schädlich halten. Hauptsächlich blockieren Arbeitgeber bestimmte Websites, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter produktiv sind, z. B. um Facebook oder Aktienhandelsseiten zu blockieren, die sie ablenken, oder um sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine Mitarbeiter belästigen oder Unternehmensspionage begehen.
   • Arbeitgeber können auch Websites blockieren, die als pornografisch oder hasserfüllt gelten.
   • Einige Überwachungspakete sehen festgelegte Zeitlimits für bestimmte Arten von Websites vor, z. B. eine festgelegte Zeitspanne pro Tag für Social-Media-Websites.
   • Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter eine Website besuchen, die nicht mit der Arbeit in Zusammenhang steht, blockieren Sie diese Website und senden Sie eine E-Mail, in der sie daran erinnert werden, dass sie Zeit für das Unternehmen haben.

3. 

   E-Mail überwachen. Die Überwachung von E-Mails ist für Arbeitgeber schwieriger zu rechtfertigen. Vor dem Lesen von Mitarbeiter-E-Mails sollten Mitarbeiter über die Richtlinien informiert werden, nach denen ihre E-Mails gelesen werden können. Darüber hinaus benötigt der Arbeitgeber normalerweise einen Grund für den Verdacht, der ihn zum Lesen der E-Mails veranlasst hat, wie ein dokumentierter Vorfall mit diesem Mitarbeiter. Es ist für Arbeitgeber auch schwierig, das Lesen von E-Mails zu rechtfertigen, wenn sie ursprünglich behaupteten, dass E-Mails vertraulich sind.

4. 

   Stellen Sie sicher, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Bestimmte Überwachungsmaßnahmen können das Recht Ihrer Mitarbeiter auf Privatsphäre beeinträchtigen. Wenden Sie sich an einen Anwalt, bevor Sie eine Überwachungssoftware installieren. Stellen Sie sicher, dass die von den Mitarbeitern signierte Software schriftlich dokumentiert ist und dass jeder versteht, wofür die Software gedacht ist.

Methode 4 von 4: Einführung anderer Arten der Überwachung

1. 

   Telefongespräche aufzeichnen. Das Bundesgesetz erlaubt es Arbeitgebern, Telefongespräche mit Arbeitnehmern zu überwachen. Dies gilt jedoch nur für geschäftliche Anrufe wie Kunden oder Lieferanten. Ein Arbeitgeber darf im Allgemeinen keine persönlichen Anrufe überwachen und muss die Aufzeichnung und Überwachung des Anrufs beenden, wenn er feststellt, dass es sich um einen persönlichen Anruf handelt. Die einzige Ausnahme ist, wenn persönliche Telefonanrufe durch die Arbeitsplatzrichtlinien ausdrücklich verboten sind.
   • Die Aufzeichnung und Überwachung von Voicemails sollte nur mit Recht erfolgen, wie ein dokumentierter Verdacht auf Fehlverhalten.
   • Telefongespräche können mit Telefonanschlüssen oder einem elektronischen Aufzeichnungssystem aufgezeichnet werden. In einigen Fällen kann dies mit Ihrer anderen Überwachungssoftware verknüpft sein.

2. 

   Richten Sie die Videoüberwachung ein. Unternehmen verwenden in der Regel Videoüberwachung, um Kunden davon abzuhalten, Produkte zu stehlen. Einige Unternehmen verwenden jedoch auch Videoüberwachung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind und nicht gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen. Die Überwachung von Mitarbeitern auf diese Weise kann Ihnen unvoreingenommene Beweise für Fehlverhalten von Mitarbeitern liefern und sie auch dazu motivieren, sorgfältiger zu arbeiten. Das ständige Gefühl, beobachtet zu werden, kann jedoch dazu führen, dass sich die Mitarbeiter unwohl fühlen und die Moral sinkt. Überlegen Sie sich aus diesen Gründen sorgfältig die Vor- und Nachteile, bevor Sie die Videoüberwachung verwenden.
   • In vielen Staaten wird die Videoüberwachung auch durch das staatliche Recht sorgfältig geregelt. Informieren Sie sich bei Ihren Landesgesetzen, bevor Sie diese Art der Überwachung implementieren.
   • Das Aufzeichnen von Mitarbeitern, die bestimmte Aktivitäten ausführen, z. B. die Benutzung der Toilette oder das Umziehen, ist immer illegal und kann strafrechtlich verfolgt werden.

3. 

   Verfolgen Sie die Standorte Ihrer Mitarbeiter. Bestimmte Apps wie Xora und TSheets ermöglichen es Arbeitgebern, die Bewegung von Mitarbeitern über ihr Smartphone zu verfolgen. Dies wird normalerweise zum Ein- und Ausstempeln verwendet und ist legal, wenn der Mitarbeiter seine Zustimmung erteilt. Einige Mitarbeiter werden jedoch rund um die Uhr mit der Software verfolgt, was ihnen rechtliche Gründe geben könnte, ihre Arbeitgeber wegen Verletzung der Privatsphäre zu verklagen. Wenn Sie diese Art von Richtlinien implementieren, wenden Sie sich an einen Anwalt, um sicherzustellen, dass Sie dies legal tun.
   • Schifffahrts- oder fahrbasierte Unternehmen können auch Tracker in Fahrzeugen einsetzen, um sicherzustellen, dass die Fahrer auf der Strecke bleiben. Dies ist eine gängige Praxis und allgemein akzeptabel.

Community Fragen und Antworten

Ich leite ein Team von 4 Mitgliedern. Welches Zeiterfassungstool würden Sie empfehlen?

Ich möchte WebWork Tracker empfehlen. Ich verwende es bereits seit 7 Monaten für die Überwachung meines Teams. Es ist ziemlich einfach zu bedienen und verfügt über viele nützliche Funktionen wie Aktivitätsstufen, Screenshots, Berichte, Rechnungen usw. Darüber hinaus ist es im Vergleich zu anderen Apps günstiger.

Wie kann ich tägliche Berichte erstellen?

Sie können eine All-in-One-Überwachungs- und Verwaltungssoftware ausprobieren. Es sammelt die tägliche Arbeitsübersicht aller Mitarbeiter und exportiert einen täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Bericht, den Sie überprüfen oder herunterladen können.

Das Unternehmen hat eine Richtlinie aufgestellt, nach der alle Mitarbeiter auf dem Feld oder außerhalb des Büros ausstempeln und bei ihrer Rückkehr einchecken müssen. Wie kann ich mit diesem Problem umgehen, wenn die Mitarbeiter dies ablehnen?

Es ist schwierig, Ihre Mitarbeiter dazu zu zwingen. Warum verwenden Sie keinen anderen Weg, um Ihren Zweck zu erreichen? Sie können eine Überwachungssoftware ausprobieren. Es kann automatisch die Anmelde- und Abmeldezeit des Computers aufzeichnen, sodass dies die Ein- und Ausstempelzeit ist, die Sie aufzeichnen möchten. Andernfalls könnten Sie Ihren Mitarbeitern drohen, dass sie nicht korrekt bezahlt werden, wenn sie das System nicht korrekt nutzen. Sie müssen jedoch darauf vorbereitet sein, dies durchzusetzen. Stellen Sie sicher, dass Sie es legal veröffentlicht haben, und geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, um sich anzupassen.